Digitala stämmor och årsmöten – så här gör du

1. Behöver ett årsmöte eller en stämma videosändas?

Nej, det går bra att genomföra via ex ett forum på Facebook eller Messenger eller andra mer avancerade tjänster.

2. Är det verkigen okej med digitala stämmor i ett bolag?

Ja, det är helt okej, men titta i bolagsordningen för säkerhets skull. Bolagsstämma ska ledas från den ort där bolaget har sitt säte enligt aktiebolagslagen. Men inget hindrar att till exempel aktieägare deltar på distans från annan ort. Samma regler om säkerhet, informationsspridning och genomförande gäller i båda fallen och en vanlig stämma i lokal garanterar inte heller säkerheten eller att information inte sprids.

3. Vad händer om tekniska problem gör att stämman måste avbrytas?

Samma sak om en stämma i en lokal måste avbrytas. Man får återuppta så fort som möjligt eller kalla till nytt datum.

4. Behöver det vara ett godkänt tekniskt system eller kan jag använda vad jag vill?

Du kan använda vilka system du vill så länge du kan identifiera den som är med och att den som röstar har rätt att rösta.

Digital stämma eller årsmöte utan bild och video – steg för steg

1. Skapa en grupp i något system som Facebook, Microsoft Teams, Google Hangouts Meet, Messenger eller liknande;
2. Bjud in till stämman enligt bolagsordningen eller mötet enligt stadgarna;
3. Skicka gärna in information om hur mötet eller stämman kommer genomföras, till exempel hur man ska godkänna agendans punkter och rösta. Be alla att inte posta inlägg utanför agendan och hålla sig till frågorna;
4. Var noga med att posta med länkar och hur man loggar in: Behöver deltagarna något konto i plattformen eller räcker länken? Behöver deltagarna skriva sitt för- och efternamn någonstans i systemet när de startar upp så att röstlängd och omröstningar fungerar enklare? G-mailadresser, youtubekonton, sociala konton och alias kan ofta ha helt andra namn och då kan du inte identifieras;
5. Informera om hur support fungerar om någon inte kommer in via den digitala plattformen. När ska jag vända mig till plattformen för support och när ska jag kontakta stämman eller årsmötet och hur gör jag då det?;
6. Se till att ni är minst två som tillsammans sköter stämman eller mötet utöver ordförande och sekreterare. Förslagsvis skriver ordförande eller sekreterare, men man kan också ha en annan person som skriver inläggen. Det är viktigt att personen som skriver kan uttrycka sig väl och kortfattat i skrift. En person har som uppgift att upprätta röstlängden och räkna att alla som deltar godkänner agendans punkter och räkna röster;
7. Hur ska du hantera när någon begärt ordet är bra att ha tänkt igenom. Eller ska alla få skriva rakt ut? Förslagsvis har ni en mobil dit man kan skicka sms och ordföranden har koll på detta under stämman eller mötet och fördelar ordet. Är det ett större stämma eller möte så krävs det antingen att ni har en person som hanterar begäran eller att ni har valt en plattform som har detta inbyggt;
8. Det skrivna ordet kan ofta låta hårdare än i ett fysiskt sammanhang så var noga med att både påminna alla om att vara extra vänliga men också acceptera att det låter värre än vad det är.
9. Starta stämman eller mötet i god tid genom att exempelvis bemanna gruppen, skicka ut att nu öppnar strax stämman eller mötet i mötesplattformen eller öppna helt sonika upp det;
10. Posta sedan agendans punkter, en i taget, och be om godkännande som i en vanlig stämma eller ett vanligt möte. Räkna godkännande, skriv att det är godkänt och gå vidare till nästa punkt;
11. Vid en omröstning – posta det som ska röstas om och räkna rösterna. Meddela beslutet;
12. Efter att ni är klara med stämman eller mötet skickas protokoll ut i vanlig ordning.

Digital stämma eller årsmöte med bild och video – steg för steg

1. Antingen väljer du ett eget system och ser till att det fungerar eller också ber du någon som har digitala mötessystem för stämmor eller årsmöten att arrangera;
2. Om du har fler än 10–15 deltagare på stämman eller mötet rekommenderar vi varmt att du använder ett system som smidigt kan hantera vem som ska synas i bild, röstning och inlägg via bild eller text;
3. För att du ska kunna hantera röstningar och godkännande behöver du kunna räkna och då underlättar det om deltagarna får säga sitt via text i stället för att alla ska synas i bild. Du skulle kunna livesända via Youtube och hantera röstning via Messenger eller direkt på Youtube;
4. Bjud in till mötet enligt bolagsordningen eller stadgarna;
5. Berätta om hur mötet kommer genomföras, exempelvis hur man ska godkänna agendans punkter och rösta. Be alla att inte posta inlägg utanför agendan och hålla sig till frågorna;
6. Var noga med att posta med länkar och hur man loggar in: behöver jag exempelvis något konto i plattformen eller räcker länken? Behöver deltagarna skriva sitt för- och efternamn någonstans i systemet när de startar upp så att röstlängd och omröstningar fungerar enklare? G-mailadresser, youtubekonton, sociala konton och alias kan ofta ha helt andra namn och då kan du inte identifieras;
7. Informera om hur support fungerar om någon inte kommer in på plattformen. När ska jag vända mig till plattformen för support och när ska jag kontakta stämman eller årsmötet och hur ska jag i så fall göra det? Uppmuntra alla att testa att logga in i god tid innan och se att ljud och bild fungerar;
8. Se till att ni är minst två som tillsammans sköter plattformen utöver ordförande och sekreterare. Ordförande kommer tala under stämman eller mötet och sekreterare skriva protokoll så det behövs fler som hjälper till. Inte bara rösträknare, utan även någon som kontrollerar godkännande av agendans punkter och hanterar kommentarer och frågor som kommer in och ska besvaras;
9. Hur ska du hantera när någon begärt ordet är bra att ha tänkt igenom. Eller ska alla få skriva och prata rakt ut? Förslagsvis har ni en mobil dit man kan skicka sms och ordföranden har koll på detta under stämman eller mötet och fördelar ordet. Är det en större sammankomst så krävs det antingen att ni har en person som hanterar begäran eller att ni har valt en plattform som har detta inbyggt;
10. Det skrivna ordet kan ofta låta hårdare än i ett fysiskt sammanhang så var noga med att både påminna alla om att vara extra vänliga men också acceptera att det låter värre än vad det är;
11. Starta i god tid ex genom att bemanna gruppen, skicka ut att nu öppnar strax stämman eller mötet i plattformen och öppna sändningen så att alla deltagare hinner testa ljud och bild;
12. Ta upp stämmans eller mötets punkter en och en (precis som vanligt) och skriv gärna så alla kan följa med och godkänna/rösta även om ljudet inte är prima eller deltagare har hörselnedsättningar
13. Vid en omröstning – skriv eller röstningsknappar beroende på vilket system du har valt;
14. Efter att ni är klara med stämman eller mötet skickas protokoll ut i vanlig ordning.