Allt om avdrag för företagare

Peter Lindholm är en av Skatteverkets rättsliga experter, det innebär att han bland annat arbetar med knepiga skattefrågor och hjälper kollegorna på Skatteverket att tolka vad som gäller i olika skatteärenden. Och han vet det mesta om avdrag.

– Jag har jobbat med det här i 30 år och det är fortfarande lika intressant. Skatterätten är juridikens Formel 1, det händer mycket och det går fort, säger han.

Avdragsmöjligheter är en del inom skatterätten som väcker ett ovanligt stort intresse – både bland privatpersoner och företagare. Det stora intresset märks inte minst hos Skatteupplysningen, och det finns vissa avdrag som skapar fler frågor än andra:

– Det finns missuppfattningar kring avdrag som sitter i väggarna, för man har alltid gjort på ett visst sätt. Det gäller inte minst avdrag som har med representation och sponsring att göra.

Företagarens avdragsguide ger svar på några av de vanligaste frågorna – och vad som krävs för att ditt avdrag ska gå igenom.

Vilket är det viktigaste rådet till företagare som funderar kring sina avdrag?

– Du ska vara transparent och inte vara rädd att fråga Skatteverket. Skatteupplysningen kan ge snabba svar på de flesta frågor, säger Peter Lindholm.

Avdragsguide – från bredband till verktyg

Bredband

Bredband är i grunden en privat levnadskostnad, säger Skatteverket. Om du driver verksamheten från hemmaplan är det tveksamt om du kan göra avdrag för en del av denna kostnad. Om du däremot drar in ett kraftigare bredband för att din verksamhet kräver detta kan du göra en fördelning mellan dig och företaget.

Peter Lindholm, rättslig expert på Skatteverket, förklarar: ”Bredband är i dag en privat levnadskostnad. Vissa företagare behöver kanske en bättre bandbredd för att driva sin verksamhet, då kan man föra ett resonemang som innebär att man kan låta företaget bära en del av kostnaden.”

Dator och programvara

En ny dator är en avdragsgill kostnad under förutsättning att du behöver den för att driva din verksamhet. Om datorn kostar mindre än 24 150 kronor + moms (ett halvt prisbasbelopp), eller beräknas ha en ekonomisk livslängd som är kortare än tre år, får du dra av hela inköpet direkt. Kostar den mer än ett halvt prisbasbelopp betraktas den som inventarium, och du förväntas göra årliga värdeminskningsavdrag. Programvara som krävs för att driva din verksamhet är också avdragsgilla.

Peter Lindholm förklarar: ”Att köpa in en speldator och låta företaget stå för kostnaden är ett tveksamt avdrag om du inte råkar vara spelutvecklare eller liknande.”

Gymkort och friskvård

Om du driver ett aktiebolag kan du erbjuda dina medarbetare ett friskvårdsbidrag av ”mindre värde”, exempelvis gratis gymkort. Enligt Skatteverket motsvarar ”mindre värde” en ersättning på upp till 5 000 kronor inklusive moms per anställd.

Friskvården är en avdragsgill kostnad för företaget och en skattefri förmån för de anställda. Men det är bara i aktiebolaget som du som företagare räknas som anställd och därmed får tillgång till gratis friskvård. Om du driver en enskild firma så är gymkort och annan friskvård en avdragsgill kostnad för dina anställda, men inte för dig som företagare.

Läs dig mer om friskvårdsbidrag: Arbetsgivarens guide till friskvårdsbidrag

Friskvårdsbidraget gäller för aktiviteter av ”enklare slag”, och här godkänner Skatteverket betydligt fler aktiviteter än tidigare; exempelvis golf, liftkort och segling. Och håll dig inom beloppsgränsen, om bidraget överstiger 5 000 kronor blir hela beloppet beskattat för dig och dina medarbetare.

”Man måste vara väldigt noga med hur man dokumenterar”

Hemmakontor – aktiebolag

Om du har ett aktiebolag finns det möjlighet att hyra ut en del av din bostad till företaget. Men det är en hel del regler som ska uppfyllas innan avdraget är i hamn:

✔ Du måste kunna visa att företaget har ett behov av ett utrymme i hemmet.

✔Verksamheten ska ske i en särskilt inrättad del av bostaden. Det betyder att ditt arbetsrum antingen måste vara avskilt från bostaden i övrigt, eller att det är inrett på ett sätt så att det inte kan användas för bostadsändamål. Det är alltså enklare att motivera en lokal med maskiner och lager, än ett mysigt inrett kontorsrum med soffa och tv.

✔ Hyran för arbetsrummet ska vara marknadsanpassad.

Det här är ett avdrag som kan skapa en del frågor från Skatteverket. En av utmaningarna för dig som företagare är att sätta en hyra – och kunna motivera den på ett övertygande sätt. 

Din marknadsmässiga hyresintäkt från arbetsrummet beskattas i inkomstslaget kapital och hyran kan dras av hos bolaget.

Peter Lindholm förklarar: ”Det här avdraget är, när det gäller marknadsvärdet, en bevisfråga och man måste vara väldigt noga med hur man dokumenterar.”

Hemmakontor – enskild firma

Den som driver en enskild firma – och jobbar hemifrån – får göra ett schablonavdrag för hemmakontoret. Avdraget gäller både om du har ett särskilt inrättat kontor i din eller din maka/makes ägda bostad eller om du jobbar från köksbordet. Om firman drivs i din hyresrätt eller bostadsrätt är schablonavdraget 4 000 kr/år, bor du i villa är avdraget 2 000 kr/år. Du måste arbeta minst 800 timmar/år i din bostad för att kunna göra schablonavdraget.

Julfest och andra personalaktiviteter

Här är avdragsmöjligheterna mycket begränsade. Du kan dra av för enklare förtäring (ej mat och alkohol) till ett värde av max 60 kr plus moms/person. Eventuella kostnader för lokalhyra, underhållning eller dj är avdragsgilla med 180 kr plus moms/person.

Julklapp

Visst kan du ge en avdragsgill julklapp till dina medarbetare. Den får kosta max 500 kronor inklusive moms, annars drabbas mottagaren av förmånsbeskattning (och företaget måste betala sociala avgifter på hela gåvans värde).

Läs även: Allt du som företagare behöver veta inför julen

Kaffemaskin

Priset på en kaffebryggare kan variera rejält. Väljer du en billig modell från lågprisvaruhuset eller en exklusiv italiensk baristamaskin?

Peter Lindholm förklarar: ”Det finns ju naturligtvis beloppsgränser, men en bra espressomaskin på kontoret är en kostnad som antagligen går att motivera. Men den ska stå på arbetsplatsen och ingen annanstans.”

Profilkläder

Att låta företaget ta kostnaden för en beställning av snygga pikéer med en diskret logotype kan stöta på problem hos Skatteverket. Just profilkläder är ett område där Skatteverket har skrivit en hel del rekommendationer kring vad som gäller.

Om företaget vill dra av för kläderna, och samtidigt undvika att de betraktas som en skattepliktig förmån för medarbetarna, krävs en hel del: plaggen ska tillhandahållas för att användas i tjänsten, det ska vara obligatoriskt för de anställda att använda dem och de måste vara försedda med arbetsgivarens namn eller logotyp så att de märkbart avviker från vanliga plagg.

Peter Lindholm förklarar:” Avdragsgilla profilkläder ska påminna om uniformsliknande plagg. Ett riktmärke kan vara att du varken vill eller kan använda dem i privata sammanhang.”

Representation

Skatteverket får fortfarande många frågor om avdragsmöjligheterna för representation – trots att de nästan helt har försvunnit. I dag kan du endast dra av för enklare förtäring, typ kaffe och bulle, till ett värde av max 60 kronor exklusive moms. Dessutom är kringkostnader avdragsgilla med 180 kr plus moms/person, det kan till exempel vara entrébiljetter och liknande.

Peter Lindholm förklarar: ”En förutsättning är att det ska finnas ett omedelbart samband med verksamheten. Så mackan på stan med sig själv är inte representation.”

Resor med egen bil

Om du använder din privata bil i verksamheten, kanske för att besöka kunder eller utföra uppdrag, får du göra avdrag med 25,00 kr/mil. Du får också göra avdrag för trängselskatt, broavgifter etc. i samband med tjänsteresorna. Det är inte ovanligt att företag kan ta ut en högre milersättning från sina kunder, men det är endast 25,00 kr/mil som är avdragsgillt.

Skyddskläder och uniformer

Om verksamheten kräver skyddskläder, specialskor eller annan utrustning är det en avdragsgill kostnad. Samma regler gäller kläder som är särskilt anpassade för arbetet och som inte kan användas för privat bruk, exempelvis inom livsmedelsindustrin, hotell och restaurang samt sjukvård.

En ny finkostym eller en skjorta för att imponera på kunderna är inte en avdragsgill kostnad. Om företaget ska stå för inköpet krävs det att kläderna ska vara speciellt anpassade för att kunna driva verksamheten, och de ska inte vara lämpliga att använda i privata sammanhang.

Peter Lindholm förklarar: ”En kostym eller skjorta betraktas som privata ägodelar. Det räcker inte med ett mindre reklaminslag på skjortan eller en reklamnål på kavajslaget. Vill du göra avdrag krävs det att plagget inte går att använda privat.”

”Många tror att hela sponsringen är avdragsgill, men så är det sällan”

Sponsring

Sponsring är en fråga som berör många företagare – och som ger upphov till många tolkningar.

Företaget får dra av så mycket att utgiften för sponsringen matchar värdet på det man får tillbaka. Det finns kanske ett reklamvärde som motsvarar det belopp som du sponsrar – en skylt vid fotbollsplanen eller en annons i klubbens medlemsblad. Det är marknadsvärdet som styr.

Peter Lindholm förklarar: ”Många tror att hela sponsringssumman är avdragsgill, men så är det sällan. Det förekommer ofta att en del av beloppet klassas som en gåva och då är det inte avdragsgillt.”

Studieresa

Om du ska dra av för en studieresa eller utbildningsvecka bör du enligt Skatteverket tillbringa minst 6 timmar/dag eller runt 30 timmar under en veckokurs (måndag-fredag) i skolbänken för att den ska betraktas som avdragsgill. Det finns också möjlighet att dra av för kurser som arrangeras utomlands. Det handlar dock inte om vilken kurs som helst, den måste ha ett samband med den bedrivna näringsverksamheten.

Peter Lindholm förklarar: ”Det finns absolut möjlighet att gå på kurs utomlands med avdragsmöjlighet om det är ett fullgott program. Om kursen är avdragsgill här hemma så gäller samma regler om den arrangeras utomlands. Men om du väljer att förlänga kursveckan med en privat semestervecka gäller andra regler – då kommer en stor del av kurskostnaden att betraktas som privat och är inte avdragsgill i företaget.”

Utbildning

Det är stimulerande att gå på kurs och lära sig nya saker – och ibland kan kursavgifter vara avdragsgilla. Om kursfakturan ska skickas till ditt företag krävs det att utbildningen har ett klart och tydligt samband med din verksamhet. Den privata nyttan måste vara begränsad.

Peter Lindholm förklarar: ”En allmän grundutbildning är normalt en privat levnadskostnad som du inte kan dra av i ditt företag. Ett vanligt körkort hamnar också under privata levnadskostnader som du måste bekosta med egna pengar – men om du exempelvis ägnar dig åt yrkestrafik eller liknande och har anställda är det ok att utbilda dem till högre körkortsbehörigheter på företagets bekostnad.”

Verktyg och arbetsredskap

Inga konstigheter att dra av för de redskap som krävs för att din verksamhet ska kunna rulla på. Det kan handla om allt från skruvmejslar till arbetsfordon. Om kostnaden är lägre än ett halvt basbelopp kan hela inköpet dras av direkt. Dyrare investeringar ska periodiseras som inventarier.

Text: Per Manns.