Många företag kämpar med manuella faktureringsprocesser som är tidskrävande och felbenägna. En ineffektiv fakturering kan leda till förlorade intäkter, fördröjda betalningar och en negativ påverkan på kassaflödet. Ett exempel är ett företag som hanterade cirka 200 fakturor tre gånger per månad manuellt. Varje fakturering tog 25–30 timmar och byggde på Excel-listor. Med rätt verktyg och integrationer kunde företaget automatisera processen, vilket minskade tiden till två timmar per faktureringstillfälle.

Nycklar till en effektivare fakturering

Automatisering och digitalisering av faktureringsprocessen är nyckeln till att spara tid och minimera fel. Genom att optimera faktureringen kan du inte bara frigöra tid för andra viktiga uppgifter utan även förbättra företagets likviditet genom snabbare betalningar.

Checklista för optimerad fakturering

1. Utvärdera din nuvarande faktureringsprocess: Analysera hur du hanterar faktureringen idag och identifiera varifrån datan kommer. Att förstå din nuvarande process är det första steget för att kunna göra förbättringar.

2. Automatisera dataöverföring till fakturor: Skapa integrationer mellan dina system för att automatisera överföringen av fakturaunderlag. Om du använder Excel, se till att dina data kan läsas in direkt i bokföringssystemet, vilket minskar manuellt arbete och felrisk.

3. Utforska systemets integrationsmöjligheter: Kontrollera om ditt faktureringssystem har integrationslösningar med bokföringen. Många system erbjuder detta, men det är inte alltid känt. Kontakta din leverantör för att få hjälp med att aktivera integrationen.

4. Digitalisera fakturautskicken: Skicka fakturor elektroniskt direkt från ditt bokföringssystem via e-post. Detta är snabbare, billigare och mer miljövänligt än att skicka pappersfakturor.

5. Maximera tidsvinster genom bättre uppföljning: Använd den tid du sparar på optimerad fakturering för att följa upp betalningar. Snabbare fakturering leder ofta till snabbare betalningar, vilket förbättrar företagets likviditet.

Digital hantering av leverantörsfakturor

Förutom att optimera kundfaktureringen är det viktigt att digitalisera hanteringen av leverantörsfakturor. Genom att ta emot fakturor digitalt kan du godkänna och betala dem direkt online, vilket ger dig bättre kontroll över dina utgifter. Detta gör det också enklare att analysera kostnader och identifiera dina största leverantörer inför framtida förhandlingar.

Att automatisera och digitalisera faktureringsprocessen är en investering som snabbt ger utdelning genom tidsbesparingar, minskad arbetsbelastning och förbättrad likviditet. Genom att följa checklistan ovan kan du optimera din fakturering och frigöra värdefull tid för andra delar av verksamheten.