2. Identifiera och analysera hållbarhetsområdena

Dubbel väsentlighetsanalys: Bedömning av påverkan och risk

Som första steg i hållbarhetsarbetet behöver små- och medelstora företag genomföra en dubbel väsentlighetsanalys. Denna analys fokuserar på företagets påverkan och risker. Även om ditt företag inte är skyldig att hållbarhetsrapportera, kan en dubbel väsentlighetsanalys vara värdefull. Den ger en tydlig bild av verksamhetens hållbarhetspåverkan och risker.

En dubbel väsentlighetsanalys är "dubbel" eftersom den kombinerar två perspektiv: påverkansväsentlighet (hur verksamheten påverkar ESG - miljö, sociala frågor och styrning) och finansiell väsentlighet (hur hållbarhetsfrågor påverkar företagets ekonomi).

Hållbarhetsarbetet börjar med att identifiera företagets mest väsentliga frågor. För att hitta dessa, bedöms verksamhetens påverkan på hållbarhetsområden som miljö, sociala frågor och styrning, samt de ekonomiska risker och möjligheter detta medför. De väsentliga frågor som identifieras utgör sedan grunden för företagets hållbarhetsarbete och är också de frågor som företaget är skyldig att rapportera enligt lagkrav, såsom i Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD).

Det är viktigt att förstå att varje företag bedömer sina egna hållbarhetsfrågor baserat på vad som är relevant för deras verksamhet. Med hjälp av vår mall för dubbel väsentlighetsanalys får du en snabb översikt av de hållbarhetsaspekter som är mest relevanta för ditt företag.

Ladda ner mall - Dubbel väsentlighetsanalys

Ta tillvara på fördelarna med att vara ett litet företag! Småföretag har fördel av att snabbt få en helhetsbild av verksamheten och har också nära relationer med kunder och leverantörer. Använd det som en styrka i arbetet med hållbarhet.

Förstå kontexten: Kartlägg din verksamhet och värdekedja

I de följande styckena får du hjälp att tänka igenom processen för att genomföra en dubbel väsentlighetsanalys, inklusive mallar och checklistor.

Förstå verksamheten

Allt hållbarhetsarbete börjar med att förstå och kartlägga din egen verksamhet. Börja med att analysera din affärsplan, strategi, finansiella rapporter, samt produkter och tjänster. Tänk även på var företaget är verksamt geografiskt och vilken påverkan det har på den lokala miljön och samhället. Kartlägg även affärsrelationer och värdekedjan, inklusive leverantörer och kunder.

För att få en fullständig bild kan det också vara användbart att analysera företagets legala och regleringslandskap, samt att ta del av mediarapporter, peer analyser och andra hållbarhetsrelaterade publikationer.

Värdekedjeanalys: Förstå påverkan i hela kedjan

För att förstå företagets hållbarhetspåverkan måste du också kartlägga värdekedjan, både uppströms och nedströms. Värdekedjan består av alla aktörer som gör det möjligt för företaget att producera och leverera sina varor eller tjänster. De aktörer som bistår företaget med resurser, aktiviteter och relationer som gör att företaget kan verka, är företagets värdekedja uppströms. Den nedströms värdekedjan består av de som tar del av företagets produkter eller tjänster.

Efter att ha identifierat de aktörer som är viktiga för företagets verksamhet, rangordna dem utefter hur mycket påverkan, risk och möjligheter de medför för hållbarheten. Detta hjälper dig att prioritera de områden som är mest relevanta att arbeta med.

Intressentanalys: Identifiera och förstå era intressenter

Intressenter är alla de aktörer som påverkar och påverkas av ditt företags verksamhet, produkter och tjänster. Dessa kan vara både interna, såsom medarbetare, och externa, såsom kunder, leverantörer och myndigheter. Deras behov, åsikter och handlingar spelar en avgörande roll för ditt företags framgång och lönsamhet.

En bra dialog med intressenter är avgörande för att hantera förändringar, identifiera risker och utveckla affären. Genom att lyssna på och ta hänsyn till intressenter som medarbetare, kunder, leverantörer, banker och lokalsamhället, håller du ditt företag nära de frågor som påverkar dess hållbarhet och tillväxt.

Exempel på intressenter:

• Konkurrenter
• Konsumenter och kunder
• Leverantörer, konsulter och deras anställda
• Medarbetare
• Familj och ägare
• Hyresvärd
• Medfinansiärer (banker eller investerare)
• Myndigheter och politiker
• NGOs, lokalsamhället och miljögrupper
• Samarbetspartners
• Slutanvändare

Kommunikation är ofta en central del av hållbarhetsarbetet, och det läggs stor vikt vid att rapportera och marknadsföra företagets hållbarhetsarbete. Men hållbarhetskommunikation kan bli ineffektiv om den inte fångar intressenternas behov och perspektiv. Därför är en god intressentanalys viktig.

1. Genomför intressentanalys och prioritera aktörerna
Det första steget är att identifiera och prioritera företagets intressenter. Vi har tagit fram en mall för intressentanalys som kan hjälpa dig att tillsammans med dina kollegor kartlägga och analysera vilka intressenter som påverkar eller påverkas av verksamheten. Tänk på att kategorisera dessa intressenter utifrån deras betydelse för företaget och hållbarhetsarbetet.

Ladda ner mall för intressentanalys

Kom ihåg att intressenter förändras över tid. Nya frågor och relationer kan uppstå, så en intressentanalys måste vara dynamisk och anpassas löpande.

2. Skapa en effektiv intressentdialog
En kontinuerlig och ömsesidig dialog med intressenter är avgörande för att skapa värde och förstå deras perspektiv. De intressenter du kanske har minst kontakt med kan ha de mest värdefulla insikterna. För att göra dialogen effektiv bör du:

• Var lyhörd och öppensinnad.
• Dokumentera de viktigaste frågorna och synpunkterna.
• Återkoppla till intressenter och visa hur deras feedback beaktas.
• Anpassa omfattningen av dialogen efter företagets resurser och behov.

Det är bättre att börja med en liten grupp intressenter och gradvis utöka dialogen än att inte börja alls. Genom att ta hänsyn till deras åsikter skapar du en mer hållbar och transparent affärsstrategi.

En enkät kan vara ett bra sätt att samla in synpunkter från en bredare grupp intressenter, till exempel kunder eller medarbetare. Verktyg som SurveyMonkey, TypeForm eller Survs är kostnadsfria och enkla att använda för att skapa enkäter.

Kom ihåg att återkoppla och använda den information du samlar in för att stärka företagets hållbarhetsarbete. Genom att ta med intressentperspektivet i strategisk planering och affärsutveckling, både internt och externt, kan du skapa en mer hållbar och framgångsrik verksamhet.

Identifiera de viktigaste hållbarhetsfrågorna

Att avgöra vilka hållbarhetsfrågor som har störst påverkan på ditt företag kan vara en komplex uppgift. Företag använder olika metoder för att identifiera och bedöma vilka miljömässiga, sociala eller ekonomiska konsekvenser som är mest relevanta. Vilka frågor som anses viktiga kan variera beroende på företagets storlek, bransch och till och med mellan aktörer inom samma bransch. I vår mall för dubbel väsenligshetsanalys får du stöd i att sortera information och systematisera analysen. 

Ladda ner mall för dubbel väsenlighetsanalys

Börja med små steg. Samla aktörer och information som kan bidra till att skapa en förståelse för vilka frågor som är mest väsentliga. Ett bra sätt är att utgå från de områden som EU har definierat, eftersom de kan fungera som vägledning. Ett exempel på ett viktigt område är "den egna arbetskraften" under ämnet "arbetsvillkor", med del-underämnet "balans mellan arbete och fritid".

Använd verktyg och mallar i de kommande stegen för att göra din analys mer strukturerad. Låt analysen växa fram och utvecklas steg för steg.

I slutet av detta steg bör du ha en lista med hållbarhetsfrågor som är mer eller mindre väsentliga för ditt företag. Nästa steg är att prioritera dessa frågor och bedöma vilka som har störst påverkan på verksamheten.

Identifiera trösklar för att bedöma väsentlighet

För att bedöma om en påverkan, risk eller möjlighet är väsentlig måste du som företag själv definiera trösklar. Det kan vara användbart att sätta upp en skala, till exempel från 1 till 5, där varje fråga får en bedömning på skalan. Trösklarna hjälper dig att avgöra var på skalan en viss påverkan eller risk ska placeras.

För att skapa dessa trösklar kan du använda riktlinjer som tagits fram av EFRAG, som är ett företag som fått i uppdrag av EU att utveckla riktlinjer för CSRD. Här följer en sammanfattning av dessa riktlinjer:

• Skala: Hur allvarlig är påverkan eller risken? Till exempel, hur stort intrång skulle det innebära för basala mänskliga rättigheter som tillgång till utbildning eller sjukvård?
• Omfattning: Hur många personer påverkas eller hur stor blir den miljöpåverkan? Här bedöms hur utbredd risken eller påverkan är.
• Återställbarhet: Kan konsekvenserna av påverkan återställas eller ersättas? Detta gäller särskilt negativa effekter, men för positiv påverkan är återställbarhet inte relevant.
• Sannolikhet: Hur sannolikt är det att en potentiell påverkan inträffar?

För att bedöma den finansiella effekten fokuseras det på omfattningen och storleken på risken inom olika tidsperioder, samt risken för ekonomiska konsekvenser.

Förklaring:

• Skalan: 4 (utbrändhet påverkar arbetarnas liv kraftigt)
• Omfattning: 3 (50 % av Mode AB:s anställda arbetar i fabriken)
• Återställbarhet: 4 (vid allvarlig utbrändhet är återställning svår, men arbetare har sagt att situationen kan förbättras med högre löner)

Om den totala påverkan når över 3,5, bedöms den som väsentlig och bör prioriteras i hållbarhetsarbetet.

GHG-beräkning

En viktig del av hållbarhetsarbetet är att göra en beräkning av företagets växthusgasutsläpp. Detta gör det möjligt att bedöma hur hållbarhetsarbetet påverkar klimatet och hjälper till att sätta mål för utsläppsminskningar. Växthusgaser bidrar till klimatförändringar och släpps ut vid förbränning eller förbrukning av fossila bränslen, vilket vi gör dagligen. Att helt eliminera växthusgasutsläpp är en stor utmaning, men det går att sätta upp mål för att minska dem – och det kan faktiskt vara både enkelt och roligt!

GHG Protocol är den globala standarden som används mest för att beräkna växthusgasutsläpp, och det är även den metod vi rekommenderar. Företagets utsläpp delas in i tre olika områden eller "Scopes":

• Scope 1: Direkta utsläpp från företagets egen verksamhet, till exempel utsläpp från en fabrik eller produktionsanläggning. Exempel: Utsläpp från Mode AB:s fabrik i Portugal.
• Scope 2: Indirekta utsläpp som uppstår genom inköp av energi, som elektricitet, uppvärmning eller kyla. Exempel: Utsläpp från fjärrvärme som används på Mode AB:s kontor i Sverige.
• Scope 3: Indirekta utsläpp som sker längre ut i företagets värdekedja, uppdelade i 15 olika kategorier. Exempel: Utsläpp från transporter som fraktar Mode AB:s kläder från Portugal till Sverige.

Att beräkna växthusgasutsläpp kan verka komplicerat i början, men så snart du förstår metoden blir det lättare! Följ de här stegen för att komma igång:

1. Se över dina utgifter och dela upp dem i rätt Scope eller underkategori.
   Titta på de olika kostnaderna och koppla dem till rätt område: Scope 1, 2 eller 3, beroende på var utsläppen uppstår.

2. Använd emissionsfaktorer och omvandla data (t.ex. KWh till CO2eq).
   För att räkna om olika typer av energi och utsläpp används emissionsfaktorer enligt Greenhouse Gas Protocols metoder. Detta gör att du kan omvandla exempelvis elförbrukning (KWh) till växthusgasutsläpp (CO2eq).

3. Sammanställ resultaten och identifiera stora utsläpp.
   När du har omvandlat alla data, sammanställ resultaten och titta på vilka delar av verksamheten som har störst påverkan på växthusgasutsläppen.

4. Sätt mål för att minska utsläppen.
   När du har koll på var utsläppen kommer ifrån, kan du sätta upp mål för att minska dem. Det kan vara specifika mål för varje Scope eller för hela verksamheten.

5. Gör en gap-analys och implementera målen i verksamheten.
   Jämför de faktiska utsläppen med dina mål för att se var det finns "gap" – det vill säga var förbättringar kan göras. Implementera dessa åtgärder i företagets processer för att minska utsläppen.

Det finns även flera verktyg online som kan hjälpa till med GHG-beräkningar, både gratis, exempelvis GHG Protocol Tools och betaltjänster, exempelvis beyondCSRD, Normative, Zeromission. Genom att använda dessa verktyg kan du få hjälp att systematiskt räkna på växthusgasutsläppen och sätta upp realistiska mål för att minska dem över tid.

GAP-analys

En GAP-analys är ett användbart verktyg för att förstå var ditt företag står i sitt hållbarhetsarbete och vad som behövs för att komma vidare. Ordet "GAP" kommer från engelska och betyder avstånd – alltså det gap som finns mellan där företaget är idag och där det vill vara i framtiden. Här kommer den tidigare genomförda dubbel väsentlighetsanalysen väl till pass, eftersom den ger en bra lägesbild av både företagets hållbarhetsarbete och dess påverkan. Det kan också vara bra att använda företagets policyarbete som grund för analysen.

De företag som lyckas bäst med hållbarhet är de som integrerar hållbarhetsarbetet i hela verksamheten. För att detta ska vara möjligt måste samarbeten ske både internt inom företaget och externt med andra aktörer.

För att påbörja en GAP-analys kan ni utgå från dessa fyra frågor:

1. Hur ser verksamheten ut i nuläget?
   För att förstå var ni står, behöver ni kartlägga er nuvarande situation, vilket innebär att ni ser på vilka hållbarhetsmål ni har uppnått och var det finns brister. Här hjälper er tidigare analys och policyer.
   
   
2. Var vill ni befinna er (använd er målsättning och policyer som utgångspunkt)?
   Baserat på era hållbarhetsmål och policyer, bestäm var ni vill vara inom en viss tidsram. Detta kan handla om att minska utsläppen, förbättra arbetsvillkor eller andra hållbarhetsmål.
   
   
3. När vill ni befinna er där?
   Sätt en tidsram för att nå era mål. Detta ger er en riktning och en deadline att arbeta mot, vilket gör det enklare att sätta upp konkreta åtgärder
   
   
4. Vad behöver ni göra för att täppa till avståndet?
   Detta är den viktigaste frågan – nu handlar det om att identifiera de åtgärder som krävs för att minska avståndet mellan nuvarande situation och de mål ni satt upp.

En GAP-analys hjälper alltså företag att få en konkret överblick över sitt hållbarhetsarbete och identifiera vilka steg som behövs för att uppnå sina mål. Utan en tydlig GAP-analys kan hållbarhetsarbetet annars kännas abstrakt och svårt att navigera i.

Nästa: 3. Agera - Implementera hållbarhetsmålen