Allt om rekrytering - för dig som arbetsgivare

Du kan ta hjälp av Arbetsförmedlingen, anlita en rekryteringskonsult eller annonsera själv. Ofta kan det vara bra att få ett lite större urval än de personer du redan känner. Ibland har kommunen olika insatser för att få fler i arbete som du kan ta del av och som oftast hanteras av Arbetsförmedlingen i din kommun.

Då ditt företag tar emot ansökningar så kommer ni att få dessa personers personuppgifter. Ditt företag bör därför svara att ni har tagit emot ansökan och lämna information om hur ni behandlar sökandens personuppgifter. Detta kan göras genom att du tar emot de punkter som ska vara med eller en kortfattad beskrivning med länk till där de hittar den fullständiga informationen, t.ex. i integritetspolicy på hemsidan. Detta gör att du redan inför detta svar måste ha kompletterat företagets register för behandling av personuppgifter och lagt till ev. text i integritetspolicy eller annan information.

Exempel på formulering som du kan utgå från kan vara:

"Tack för din ansökan. Vi kommer att hantera dina personuppgifter som sökande enligt vår policy för personuppgifter som du hittar på vår hemsida, se länk. Uppgifterna kommer att sparas som längst i två år efter att vi tillsatt tjänsten. Har du några frågor om ansökningsförfarande m.m. är du välkommen att kontakta NN på telnr x eller e-post y."

När du fått någon eller några ansökningar ska du kontrollera att de uppfyller kraven du ställer genom att läsa det personliga ansökningsbrevet och deras CV, där de beskriver sin utbildning, arbetslivserfarenhet m.m. som kan vara relevant. När du läser arbetsbetyg från tidigare arbetsgivare bör du leta efter vad de inte skriver om. Tidigare arbetsgivare utelämnar det som är irrelevant och negativt eftersom den f.d. anställde har rätt att få det struket ur betyget.

Arbetssökande får inte diskrimineras så tänk noga igenom så att du inte sållat bort någon på diskriminerande grunder och formuleringarna i svaret där du informerar om att hen inte gått vidare till anställningsintervju...

De som du tycker kan vara aktuella för jobbet ska du intervjua för att få en uppfattning om de klarar arbetsuppgifterna, passar in i personalgruppen m.m. På en liten arbetsplats är det kanske extra viktigt att den anställde både klarar arbetet och tillför något positivt till arbetsplatsen. Arbetssökande får inte diskrimineras så tänk noga igenom så att du inte sållat bort någon på diskriminerande grunder och formuleringarna i svaret där du informerar om att hen inte gått vidare till anställningsintervju. 

Om du har fått väldigt många ansökningar kan det i detta skede vara lämpligt att svara de som du inte kommer att kalla på anställningsintervju att de inte kommer bli kallade.

Exempel på sådan formulering är:

"Vi har nu kallat x personer på anställningsintervju. Tyvärr var inte du bland de sökande som vi valt ut för intervju. Vi tackar för visat intresse för anställning hos oss."

Det som det står om i ansökan behöver du inte fråga om på intervjun. Du bör dock kontrollera det som inte står direkt men som du kanske tar för givet och som är förutsättningar för att klara arbetet. Fråga om det som du saknar i ansökan. Försök också att ställa lite frågor som ger dig en bild av den sökandes drivkrafter och om personen passar in på arbetsplatsen. Du måste också vara beredd att presentera ditt företag, arbetsplatsen och den lediga tjänsten lite mer utförligt. Tänk på att den som kommer på intervju får ett intryck av dig och ditt företag och bör därför bemötas väl även om du kanske tänkt ut tuffa frågor.  Arbetssökande får inte diskrimineras så tänk noga igenom frågor och bemötande. 

När du vet vem du vill anställa bör du ringa på referenser. Detta för att få reda på om det finns något som du inte kunnat upptäcka i ansökningshandlingarna eller under intervjun. Fråga också om sådant som de inte skrivit något om i ev. tjänstgöringsbetyg. Först därefter bör du besluta om du ska anställa personen och lämna erbjudande om anställning.

I en del fall finns möjlighet att hjälpa någon in på arbetsmarknaden och få bidrag till lönen från Arbetsförmedlingen t.ex. lönebidrag. Detta ska du i så fall ansöka och få beslut om innan du anställt. För att få bidraget krävs ofta att arbetsgivaren har anställningsvillkor som är jämförbara med kollektivavtal för branschen vad gäller t.ex. lön och försäkring. Du bör också räkna på vad det kommer att kosta dig i extra arbetsledning m.m.

När du har erbjudit anställning till en sökande och denne accepterat finns ett anställningsavtal. Eftersom det är arbetsgivaren som har bevisbördan för den anställningsform och villkor som gäller för anställningen är det lämpligt att ha ett skriftligt anställningsavtal. 

När du anställt ska du meddela övriga sökanden om att den lediga tjänsten är tillsatt. Om du vill spara någon sökandes uppgifter för att rekrytera till annat arbete ska du be om samtycke, om det inte är angett som ändamål i företagets policy för personuppgifter.

Exempel på text du kan utgå från vid ett meddelande om att tjänsten är tillsatt är:

"Den lediga tjänsten har blivit tillsatt av annan sökande. Vi tackar dig för visat intresse av anställning hos oss."

Diskrimineringslagstiftningen gör att du tar en risk att få betala s.k. diskrimineringsersättning om du sållar bort någon sökande av diskriminerande orsaker. Det är lämpligt att du meddelar samtliga sökanden att platsen är tillsatt när rekryteringen är avslutad. Detta eftersom deras fack har fyra månader på sig att påkalla förhandling, tre månader för att väcka talan. En sökande som inte är medlem i facket har fyra månader på sig att väcka talan från att hen fick kännedom om beslutet.

Det är därför viktigt att du kan motivera på ett bra och sakligt sätt varför du valde den som fick jobbet. Om en arbetssökande inte har anställts eller tagits ut till anställningsintervju, ska sökanden på begäran få en skriftlig uppgift av arbetsgivaren om vilken utbildning, yrkeserfarenhet och andra meriter den hade som togs ut till anställningsintervjun eller som fick arbetet. 

Om ditt företag inte tidigare är registrerat hos Skatteverket som arbetsgivare ska du se till att det blir det innan det blir dags att betala ut lön eller annan ersättning. Det kan du göra på verksamt.se eller skatteverket.se Då kommer ditt företag att få en arbetsgivardeklaration som ska lämnas in varje månad. I den redovisas avdragen preliminärskatt, arbetsgivaravgifter m.m. och även uppgifter om utbetalningar m.m. på individnivå. Även om ditt företag inte betalat ut någon ersättning ska arbetsgivardeklaration lämnas fram till dess företaget avregistreras som arbetsgivare. Om ditt företag betalar ut lön eller arvode bara någon eller några enstaka månader under året kan arbetsgivaren få en s.k. säsongsregistrering.