Så anställer du - före rekryteringen börjar

Före rekrytering

Fundera på hur du vill att din organisation ska se ut. Det är arbetsgivaren som bestämmer vilken organisation som du vill ha, vilka befattningar/yrken som du vill ska finnas i din verksamhet. Ställ upp de krav du har på den som ska anställas t.ex. utbildning, erfarenhet, kunskaper i olika moment/datorprogram etc. 

Du bestämmer vem du vill anställa och har i fri anställningsrätt. Den fria anställningsrätten är emellertid begränsad då du måste följa vissa regler som kan påverka möjligheten att anställa vem du vill. De viktigaste av dessa regler är följande:

• Regler om anställning av personer som är yngre än arton år (se Arbetsmiljöverkets föreskrift Minderåriga). 
• Regler om företrädesrätt (se avsnitt Företrädesrätt vid tillsvidareanställning och Företrädesrätt vid tidsbegränsade anställningar). 
• Regler om anställning av utländska medborgare
• Regler som innebär krav på viss behörighet (t.ex. läkare) ofta kallade så kallade legitimationsyrken. 

Inför en rekrytering kan det vara lämpligt att kontrollera företagets aktiva åtgärder mot diskriminering. Detta för att undersöka så att de krav som ni ställer och arbetsplatsen m.m. som ni erbjuder inte utesluter sökanden på ett diskriminerande sätt. Som arbetsgivare vill du ha de bästa sökandena och att alla som är lämpliga ska känna sig välkomna att söka. 

Lön

En viktig drivkraft för en arbetstagare är lön. Du som arbetsgivare har det yttersta ansvaret för hur lönen ska sättas på ditt företag. Lönen ska bland annat avspegla arbetstagarens ansvar, utbildning och erfarenhet. För att du som arbetsgivare ska veta vilken lön du ska sätta på dina arbetstagare kan du börja med att ta reda på vad lönen ligger på vid liknande arbetsuppgifter på marknaden. Detta kan du göra genom att bland annat ta kontakt med fack eller arbetsgivarorganisationer. 

När du ska rekrytera någon med bidrag från t.ex. Arbetsförmedlingen kan det finnas krav på att arbetsgivaren ska ge lön och förmåner i nivå med kollektivavtal för branschen. Då ska arbetsgivaren ha bl.a. lön som motsvarar kollektivavtalets lönenivå även om arbetsgivaren inte är bunden av kollektivavtal.  

Om du inte har ett kollektiv- eller hängavtal är du fri att stort sett sätta vilken lön som helst men tänk på att en bra lön motiverar din arbetstagare att göra ett bra jobb på ditt företag. Det finns inga lagregler om minimilön. En alltför låg lön kan i efterhand också jämkas enligt 36 § avtalslagen även om det är ovanligt. 

De vanligaste formerna av lön är: 

• Månadslön (vanligaste formen) 
• Timlön 
• Provisions- och/eller bonuslön

Informera även din nya arbetstagare om när och hur lönen betalas ut. Det är inte enbart lön som ses som en morot för en nyanställd utan även andra faktorer kan spela in beroende på den nyanställdes livsstil. Exempelvis kan förmåner och försäkringar som kan tänkas ingå i anställningsvillkoren spela en stor roll. 

Vill du erbjuda dina anställda t.ex. någon form av högre lön när de arbetar utanför normal arbetstid (obekväm arbetstid) eller om de arbetar mer än avtalad arbetstid (mertid eller övertid)? Då måste du tänka igenom vad och hur det ska det utgå. I de flesta kollektiv- eller hängavtal finns regler om s.k. OB-tillägg som utgår när de anställda exempelvis arbetar kvällar, nätter och helger. Avtalen innehåller också regler om hur övertid ska kompenseras ofta med antingen ledig tid, fler semesterdagar och timersättning som utgår för varje timme arbetad övertid. 

Ska de anställda få högre lön när de arbetar övertid? Kollektiv- eller hängavtal har ofta regler om detta och också en möjlighet att avtala bort det mot exempelvis extra semesterdagar eller högre lön.  Du kan som arbetsgivare erbjuda detta i anställningsavtalet eller via en policy men tänk igenom på hur och under vilka förutsättningar det ska betalas. 

Försäkringar för arbetstagare

Innan du påbörjar själva rekryteringen kan det också vara bra att tänka igenom vilka förmåner, försäkringar och annat förutom lön du ska erbjuda dina arbetstagare. Det är inte ett tvång att ha försäkringar för sina arbetstagare men det kan rekommenderas. Många typer av försäkringar är till viss del avdragsgilla. Precis som vid lönesättning är det även fritt fram för dig som arbetsgivare (beroende på vilken verksamhet du bedriver) att bestämma vilka försäkringar alternativt förmåner som ska ingå i anställningen. 

Det är inte ett tvång att ha försäkringar för sina arbetstagare men det kan rekommenderas. Många typer av försäkringar är till viss del avdragsgilla.

Detta gäller dock endast om du inte är bunden av ett kollektiv- eller hängavtal. Är du bunden av avtal måste du teckna de avtalsförsäkringar som ingår i avtalet. 

Personer som bor och arbetar i Sverige omfattas av socialförsäkringssystemet vilket bland annat innebär att sjukpenning, föräldrapenning och pension (allmän pensionsdel) ingår. Du som arbetsgivare betalar in detta via de arbetsgivaravgifter som gäller för dina arbetstagare. 

När du ska rekrytera någon med bidrag från t.ex. Arbetsförmedlingen kan det finnas krav på att arbetsgivaren ska ge lön och förmåner i nivå med kollektivavtal för branschen. Då ska arbetsgivaren ha bl.a. försäkringar som motsvarar de som är i kollektivavtalet även om arbetsgivaren inte är bunden av kollektivavtal. 

Många arbetsgivare väljer dock att teckna särskilda försäkringar för sina arbetstagare exempelvis någon form av olycksfall- och sjukförsäkring. Detta då arbetsgivare kan bli skadeståndsskyldiga till arbetstagare som skadar sig i arbetet. Företagare har oftast inte samma skydd som anställda genom olika kollektivavtalade försäkringsavtal. Därför kan det vara bra att förstärka ditt skydd genom att välja försäkringar utifrån företagets behov. Nedan beskriver vi ett urval av det som finns att välja om du som arbetsgivare inte är bunden av ett kollektiv- eller hängavtal. Vad som gäller för tjänstepensionsförsäkringar se nedan.

Som medlem i Företagarna kan du teckna våra försäkringar som har många extra förmåner för både arbetsgivare, anställda och anhöriga. 

Tjänstepension

Allmänt om tjänstepension

Alla arbetsgivare betalar via arbetsgivaravgiften en del till den s.k. allmänna pensionen men utöver det väljer arbetsgivare i många fall att också betala tjänstepension. Det finns inget krav i lag på tjänstepension. Är företaget bundet av kollektivavtal ingår det däremot i kollektivavtalet att arbetsgivaren ska betala tjänstepension. Detta görs oftast genom en tjänstepensionsförsäkring. 

Alternativ till tjänstepensionsförsäkring kan vara att arbetsgivarens löfte om tjänstepension tryggas på annat sätt. Det kan vara att arbetsgivaren har bildat en stiftelse eller avtalar med den anställde om direktpension d.v.s. att arbetsgivaren gör utbetalningarna av tjänstepension och pantsätter t.ex. en kapitalförsäkring som säkerhet för löftet om direktpension. 

Villkoren för tjänstepension i företag som inte är bundna av kollektivavtal bestäms av arbetsgivaren. I dag finns det en mängd olika försäkringsbolag och andra företag som erbjuder tjänstepensionslösningar. Vad ditt företag ska välja är upp till er. Tänk dock på att i vissa situationer ska arbetstagaren ha villkor i nivå med kollektivavtal för branschen t.ex. när du rekryterar utländsk arbetskraft eller arbetstagare med bidrag från Arbetsförmedlingen. 

Arbetstagare betalar ingen inkomstskatt på tjänstepensionspremien utan betalar inkomstskatt när tjänstepensionen utbetalas. Arbetsgivaren får göra avdrag för tjänstepensionspremier med högst 35 procent av lönen, dock högst 10 prisbasbelopp (aktuella prisbasbelopp). Det är ingen arbetsgivaravgift på premien utan i stället betalar arbetsgivaren särskild skatt på pensionskostnader som är lägre än arbetsgivaravgiften.

Premier för tjänstepensionsförsäkring 

Oavsett om det är en premiebestämd eller förmånsbestämd tjänstepensionsförsäkring är det oftast en procentsats för lön upp till den pensionsgrundande inkomsten (PGI) och en högre procentsats för lön därutöver. Detta för att kompensera för att arbetstagaren inte tjänar in till pension i det allmänna systemet för pension. Gränsen för PGI går vid 8,07 inkomstbasbelopp 

Vissa kollektivavtalade tjänstepensionslösningar är s.k. premiebestämda. I dessa fall är det avtalat att arbetsgivaren ska betala premie utifrån en procentsats på lönen.  

För arbetsgivare ger premiebestämd tjänstepensionsförsäkring förutsägbarhet om hur mycket som ska betalas in. Hur mycket arbetstagaren kommer att få ut i tjänstepension beror bl.a. på värdeutvecklingen och avgifterna för förvaltningen. 

Avtalspension SAF-LO är exempel på kollektivavtalad premiebestämd tjänstepension för arbetare. Enligt denna betalar arbetsgivaren 4,5 procent på delar av lönen under 7,5 inkomstbasbelopp och 30 procent på delar av lön som är över 7,5 inkomstbasbelopp.  

Premien som arbetsgivaren ska betala i en förmånsbestämd tjänstepensionsförsäkring räknas fram och beror bl.a. på förväntad lön när arbetstagaren går i pension, vad som betalats in tidigare och värdeutveckling av inbetalda belopp m.m. Som arbetsgivare kan det vara svårt att förutse premiens storlek i dessa fall. Arbetsgivare utan kollektivavtal brukar därför undvika förmånsbestämd tjänstepensionsförsäkring. 

ITP 2 är exempel på en kollektivavtalad förmånsbestämd tjänstepensionslösning. Där får arbetstagaren ut 10 procent av årslön upp till 483 000 kronor, 65 % av årslön mellan  
483 000 kronor- 1 288 000 kronor och 32 procent av årslön mellan 1 288 000 kronor - 1 932 000 kronor, där med årslön menas den årslön som arbetstagaren har när hen går i pension. dessutom ingår ofta en ITPK-del som är premiebaserad och där tjänstepensionen blir beroende av värdeutvecklingen på placeringen. 

Tänk på att kontrollera villkoren för tjänstepensionsförsäkringen. Det kan ingå villkor som gör att du som arbetsgivare ska betala premier t.ex. under visst antal dagars föräldraledighet eller att försäkringen går in och betalar premien i vissa fall. 

Löneväxling – lägre lön mot högre tjänstepensionsinbetalning

Om arbetstagaren har så hög lön att hen på marginalen betalar även statlig inkomstskatt och dessutom inte längre får pensionspoäng i det allmänna pensionssystemet kan det vara aktuellt öka tjänstepensionssparande i stället för sparande med löneinkomst. Gränsen för pensionsgrundande inkomst (PGI) går vid 8,07 inkomstbasbelopp.

Tänker du erbjuda dina anställda löneväxling för högre tjänstepensionsinsättningar bör du tänka igenom detta noga och dokumentera vad som gäller. Skriv en överenskommelse om löneväxlingen där villkoren framgår och även hur överenskommelsen kan sägas upp.

Till att börja med bör du och dina arbetstagare enbart välja löneväxling till högre tjänstepensionsinbetalning för den del av årslönen som är högre än gränsen för den PGI i det allmänna pensionssystemet. Annars förlorar arbetstagaren pensionspoäng i inkomstpensionssystemet: Men arbetstagaren riskerar också att få lägre sjukpenning, föräldrapenning och a-kassa om det skulle bli aktuellt.

Den lägre lönen innebär också lägre inbetalningar till tjänstepension i övrigt från arbetsgivarens sida. Beroende på vad ni har för tjänstepensionsavtal i grunden kan det därför finnas skäl att arbetsgivaren betalar in tjänstepensionspremierna som om löneväxling inte skett.

Men lönenivån kan också få konsekvenser för löneutveckling eftersom lönehöjningar ofta uttrycks i procent av lönen. Naturligtvis kan ni avtala även om att löneväxlingen ska tas med vid beräkningen av lönehöjningar.

Ni bör särskilt avtala om vad som ska gälla vid längre frånvaro t.ex. p.g.a. sjukdom eller föräldraledighet. Som arbetsgivare vill ditt företag förmodligen inte fastna i inbetalning av tjänstepensionspremier för personal som inte är på arbetsplatsen och bidrar till inkomsterna i företaget.

Det kan även finnas skäl till att ha ett tak för hur stor löneväxlingen kan vara. Ditt företag får som arbetsgivare skatterättsligt avdrag för pensionspremierna med högst 35 procent av lönen, dock högst 10 prisbasbelopp. 

Viktigt att komma ihåg är att arbetstagare inte ska låsa in pengar i en tjänstepensionsförsäkring som de kommer att behöva använda innan de fyller 55 år eller går i pension. Det är bara i undantagsfall det går att få Skatteverkets medgivande till återköp eller förtida avslutande av en tjänstepension.

Viktigt att komma ihåg är att arbetstagare inte ska låsa in pengar i en tjänstepensionsförsäkring som de kommer att behöva använda innan de fyller 55 år eller går i pension. Det är bara i undantagsfall det går att få Skatteverkets medgivande till återköp eller förtida avslutande av en tjänstepension.

Andra förmåner

En förmån är en typ av ersättning du som arbetsgivare kan ge dina arbetstagare i stället för kontanter. En skatterättslig förmån uppkommer så snart en arbetsgivare bekostar en privat levnadskostnad åt en arbetstagare. Som arbetsgivare kan du själv välja vilka förmåner du vill ge dina anställda. Däremot är du som arbetsgivare alltid skyldig att utge alla de förmåner som är avtalade med dina arbetstagare. Är du bunden av ett kollektiv- eller hängavtal måste du följa det som står där men du kan utöver det ge extra förmåner om du vill.

Huvudregeln är att en förmån är skatte-/avgiftspliktig om det inte är särskilt reglerat att den är skattefri. Förmåner värderas till marknadsvärdet som huvudregel men vissa förmåner värderas enligt schablon. Värdering enligt schablon innebär ett förutbestämt belopp som används vid värdering av objekt och som inte är individuellt bedömt. Att en förmån är skattepliktig innebär att arbetstagaren får betala inkomstskatt och arbetsgivaren arbetsgivaravgift på förmånen.

Även gåvor kan vara skattepliktig inkomst om de ses som ersättning för arbete, det kallas för renumeratorisk gåva. Om du som arbetsgivare inte kan visa att en gåva till en arbetstagare inte har samband med arbetsprestationen ska gåvan förmånsbeskattas. Följande gåvor är inte skattepliktiga när arbetsgivaren ger dem till arbetstagare:

Icke skattepliktiga gåvor

• Julgåvor, minnesgåvor, födelsedagspresenter har olika regler och nivåer för när de blir skattepliktiga. Aktuella belopp hittar du här. 

Tänk också igenom om det finns annat som är förmånligt för arbetstagaren som inte är en inbesparad levnadskostnad. Det kan handla om att det är trevliga lokaler, möjlighet till utveckling i arbetet eller att arbetet ger kontakter och meriter som är användbara i framtida yrkesliv.

Skattefria förmåner

Personalvårdsförmåner av mindre värde som inte är en direkt ersättning för utfört arbete är skattefria. För detta krävs att de är av mindre värde, riktas till hela personalen och inte går att byta ut mot kontanter. Tänk på att om du erbjuder en arbetstagare någon typ av förmån behöver du erbjuda alla arbetstagare samma eller liknande förmån. Du kan läsa mer utförligt i Skatteverkets vägledning om Förutsättningar för skattefria förmåner.

Personalvårdsförmåner är till för ökad trivsel på arbetsplatsen och kan vara:

• fri eller subventionerad friskvård
• frukt och fika

Motions- och friskvårdsaktiviteter är skattefria om de riktar sig till företagets hela personal och är av mindre värde och enklare slag. Som motion eller annan friskvård av mindre värde och enklare slag räknas t.ex. gymnastik, styrketräning, spinning, olika former av dans, bowling, bangolf och racketsporter som bordtennis, tennis eller squash. Till det skattefria området räknas också vanliga lagidrotter som t.ex. volleyboll, fotboll, handboll, bandy och ishockey.

Andra former för utövande av friskvård är t.ex. tai chi, qigong, olika former av yoga – även graviditetsyoga, information om stresshantering och s.k. kontorsmassage. För mer information se Skatteverkets vägledning om motion och annan friskvård.

Även förfriskningar och annan enklare förtäring i samband med arbetet är skattefritt. Är det däremot fråga om en hel måltid så är det skattepliktig förmån utom i vissa undantagsfall.

Privat användning av ett arbetsredskap, t.ex. laptop, är skattefri om varan eller tjänsten är av väsentlig betydelse för att den skattskyldige ska kunna utföra sina arbetsuppgifter, förmånen är av begränsat värde för den anställde och förmånen för den anställde inte utan svårighet kan särskiljas från nyttan i anställningen. Kraven för att det ska vara skattefritt gör att du som arbetsgivare måste i varje enskilt fall avgöra om den privata användningen är skattefri.

Företagshälsovård, förebyggande behandling och rehabilitering är fortfarande skattefria förmåner. Likaså vaccination som betingas av tjänsten, t.ex. inför en tjänsteresa utomlands eller influensavaccinering. Även tandbehandling som har bedömts som nödvändig med hänsyn till tjänstens krav för Försvarsmaktens submarina eller flygande personal och för andra med i huvudsak liknande arbetsförhållanden är en skattefri förmån.

Arbetsgivare kan betala för hälso- och sjukvård vid insjuknande i samband med tjänstgöring utomlands. Detsamma gäller för läkemedel vid vård utomlands i samband med tjänsteresor utomlands. Detta är en skattefri förmån.

Du kan som arbetsgivare tillhandahålla uniform, kläder som är särskilt avpassade för arbetet och som inte lämpligen kan användas privat och i vissa fall då det krävs skyddskläder och överdragskläder utan att det blir en skattepliktig förmån. Då är även tvätten en skattefri förmån. Är det däremot vanliga kläder krävs följande för att plaggen ska vara en skattefri förmån:

• det ska vara arbetskläder, d.v.s. de tillhandahålls för att användas i tjänsten
• det ska vara obligatoriska att använda i tjänsten för den anställde
• de ska vara avpassade för tjänsten, d.v.s. enhetliga för viss personal eller ha någon annan särskild egenskap och
• plaggen ska märkbart avvika från vanliga plagg genom att vara försedda med arbetsgivarens namn eller logotyp

Personalrabatt vid köp av en vara eller tjänst som ingår i arbetsgivarens ordinarie utbud är en skattefri förmån. Men inte om rabatten:

• är en direkt ersättning för utfört arbete
• överstiger den största rabatt som en konsument kan få på affärsmässiga grunder
• uppenbart överstiger den personalrabatt som är sedvanlig i branschen
• går att byta ut mot kontant ersättning
• inte riktar sig till hela personalen eller
• den anställde får rabatten utanför arbetsgivarens arbetsplatser genom kuponger eller något motsvarande betalningssystem

Ovanstående är några av de vanligast skattefria förmånerna. Du kan läsa mer utförligt om kraven för skattefria förmåner m.m. på Skatteverkets hemsida.

Skatte-/avgiftspliktiga förmåner

En ersättning som en anställd erhåller från sin arbetsgivare i annan form än kontanter ska ses som inkomst ur ett skatterättsligt perspektiv oavsett form. Denna inkomst ska värderas utifrån dess marknadsvärde eller i enlighet med den schablon som gäller för den typen av inkomst. Marknadsvärdet är det pris som mottagaren av en förmån normalt får betala på orten för motsvarande förmån. I många fall motsvaras marknadsvärdet av arbetsgivarens kostnad. Du kan läsa mer om värdering till marknadsvärde i Skatteverkets vägledning om marknadsvärdering.

De vanligaste förmånerna som värderas utifrån schablon är bil- och bostadsförmåner. Du kan läsa mer om hur dessa förmåner värderas m.m. i Skatteverket vägledning för bilförmån respektive bostadsförmån.

Även förmån av fria måltider beskattas efter schablon när det är fråga om hela måltider. Här hittar du Skatteverkets sammanställning.

Andra skatte-/avgiftspliktiga förmåner som värderas efter förbrukning m.m. är:

• drivmedelsförmån
• förmån av hushållsnära tjänster

Du kan läsa mer utförligt om förmåner i Skatteverkets vägledning förmåner eller kontakta Företagarnas rådgivning om du har frågor.

Kom ihåg att:

• Redovisa skattepliktiga förmåner i den anställdes lönespecifikation.
• Skattepliktiga förmåner ska redovisas i arbetsgivardeklaration på individnivå till Skatteverket.
• Du som arbetsgivare inte ensidigt kan dra in en avtalad förmån.

Behöver du rådgivning när du ska anställa för att anställningsavtal, anställningsform och villkor ska bli helt rätt? Som medlem i Företagarna kan du kontakta Företagarnas Juridiska Rådgivning hur ofta du vill!