Arbetstid för anställda

De yttersta ramarna för tider som de anställda får och ska arbeta framgår av arbetstidslagen och anställningsavtalet. Anställningsavtalet får dock inte strida mot arbetstidslagen. I anställningsavtalet kan arbetsgivare och arbetstagare komma överens om arbetstiden, exempelvis flextidsarbete och ev. ledigheter med bibehållen lön såsom klämdagar, halvdagar och permission. I sådana fall är det bra om du beskriver vad som gäller i ditt företag i exempelvis en personalpolicy.

Om ditt företag är bundet av kollektiv- eller hängavtal är det framförallt de reglerna som du har att följa. Det kan dock vara så att enbart en del är reglerat i kollektivavtalet och resten i arbetstidslagen. Var därför noggrann om hur du ska förhålla dig till antingen lagen eller kollektivavtalet.

Arbetstidslagen är en skyddslagstiftning för arbetstagaren och tillsyn över den har Arbetsmiljöverket och förekommande fall har även facket en tillsynsroll om det finns ett gällande kollektiv- eller hängavtal på arbetsplatsen. Arbetstidslagen omfattar bland annat arbetstidsmått, regler om vila, arbetstidens förläggning samt hur mycket en arbetstagare får arbeta.

För vem gäller arbetstidslagen?

Arbetstidslagen gäller för de allra flesta. Följande grupper är dock undantagna: de som har företagsledande ställning (t.ex. vd), de som har förtroende att själva disponera över sin arbetstid, hushållsarbete som utförs i arbetsgivarens hushåll, fartygsarbete, vissa vägtransportsarbeten (för vägtransportarbetare finns lagen om arbetstid vid visst vägtransportarbete) och slutligen arbete som utförs under sådana förhållanden att det inte kan anses vara arbetsgivarens uppgift att vaka över hur arbetet är ordnat, t.ex. handelsresande. För minderåriga i arbete gäller särskilda regler som du hittar i Arbetsmiljöverkets föreskrifter Minderårigas arbetsmiljö (AFS 2012:3).

Olika typer av arbetstid

Arbetstid definieras på lite olika sätt i lagstiftningen. Det ordinarie arbetstidsmåttet får max vara 40 timmar i veckan. Behövs det kan arbetstiden uppgå till 40 timmar i veckan i genomsnitt för en tid av högst fyra veckor. Om du tillämpar ett annat heltidsmått än 40 timmar behöver detta anges särskilt. Det är vanligt att kollektiv- eller hängavtal på vissa områden innehåller ett annat lägre ordinarie arbetstidsmått än 40 timmar per vecka. Det arbetstidsmått du skriver i den skriftliga informationen om anställningens villkor till arbetstagaren kallas för ordinarie arbetstid. Du som arbetsgivare är skyldig att ange ett arbetstidsmått för anställningen i den skriftliga informationen och om det inte är heltid ska det anges som antal timmar per vecka i genomsnitt. Observera att kollektiv- eller hängavtal kan ha andra regler om detta.

Jourtid är arbetstid då arbetstagaren står till förfogande på arbetsplatsen utanför ordinarie arbetstid. Du får använda jourtid om det på grund av verksamhetens natur är nödvändigt att en arbetstagare finns på arbetsstället utan att utföra arbete för att vid behov utföra arbete. Jourtid får tas ut med högst 48 timmar per arbetstagare under en tid av fyra veckor eller 50 timmar under en kalendermånad. All jourtid räknas som arbetstid och ska läggas samman med den ordinarie arbetstiden. Det innebär exempelvis att om arbetstagaren arbetar först 8 timmar en dag och sedan stannar kvar på arbetsplatsen över natten för att vid behov utföra arbete räknas all tid som arbetstid.

Beredskapstid är arbetstid som arbetstagaren ska stå till arbetsgivarens förfogande men inte på arbetsplatsen (stå i beredskap) för det fall du som arbetsgivare har behov av arbetstagarens insatser. Vid sådan tid behöver dock inte arbetstagaren vara på arbetsplatsen, utan kan t.ex. stå i beredskap i hemmet. I veckovilan på 36 timmar ska inte beredskapstid inräknas. Kollektiv- eller hängavtal kan ha regler om detta och innehåller vanligen också ersättningsregler.

Sammanlagd arbetstid får för varje period om sju dagar uppgå till högst 48 timmar genomsnitt under en beräkningsperiod om högst fyra månader. Ledigheter i form av semester och sjukfrånvaro ska räknas in i den sammanlagda arbetstiden som om personen arbetat.

Behöver du juridisk rådgivning för att hitta rätt svar? Som medlem i Företagarna ingår det i ditt medlemskap och du kan ringa hur ofta du vill utan extra kostnad.

Övertid

Arbete utöver heltid kallas övertid och delas in i allmän övertid och extra övertid. Sedan finns det nödfallsövertid som får tas ut vid särskilda händelser. Övertid är tid som arbetstagaren arbetar utöver sitt heltidsarbetsmått, vanligen tid över 40 timmars ordinarie arbetstid. Observera att kollektiv- eller hängavtal kan ha andra heltidsmått.

Övertid kan beordras eller i efterhand godkännas av dig arbetsgivaren. Som regel föreslår vi att all övertid ska beordras. När övertid beordras har arbetstagaren en skyldighet att utföra övertid. Du kan aldrig beordra en deltidsanställd att arbeta utöver sitt deltidsarbetstidsmått. Att vi föreslår att all övertid ska beordras beror på att du som arbetsgivare har en skyldighet att föra en förteckning över hur många timmar dina anställda arbetar enligt en föreskrift från Arbetsmiljöverket om att anteckningar ska föras om jourtid, övertid och mertid (AFS 1982:17). Detta gäller oavsett om dina anställda har rätt till övertidsersättning eller inte.

Övertid får arbetas som mest 48 timmar över fyra veckor eller 50 timmar över en kalendermånad. Totalt får en arbetstagare inte arbeta mer övertid än 200 timmar per kalenderår, den s.k. allmänna övertiden. Extra övertid om 150 timmar utöver den allmänna övertiden får tas ut om det föreligger särskilda skäl och situationen inte gått att lösa på annat rimligt sätt. Dock får inte den totala övertiden (allmän övertid och extra övertid) överstiga 48 timmar per arbetstagare under en tid av fyra veckor eller 50 timmar under en kalendermånad.

Vid natur- eller olyckshändelse som inte kunnat förutses vållat avbrott i verksamheten eller medfört överhängande fara för sådant avbrott eller för skada på liv, hälsa eller egendom får s.k. nödfallsövertid tas ut för arbete i den utsträckning det kräver. Det kräver dock att skälet för uttag av nödfallsövertid är en natur- eller allvarlig olyckshändelse som inte kunnat förutses i verksamheten.

Detta innebär att arbetstagaren kan arbeta som mest 350 timmar övertid plus eventuell nödfallsövertid på ett kalenderår.

Mertid

Mertid är helt enkelt den extra arbetstid utöver den ordinarie arbetstid och jourtid som arbetsgivaren och deltidsarbetande arbetstagare vid behov får komma överens om att arbetstagaren ska arbeta. Mertid kan inte beordras av arbetsgivaren utan du måste komma överens med arbetstagaren om mertidsarbete ska utföras.

Den allmänna mertiden har ett tak på 200 timmar per kalenderår. För det fall särskilda behov uppstår där arbetstagaren redan arbetat upp sina 200 timmar kan arbetsgivare och arbetstagare komma överens om 150 timmar till, så kallad extra mertid. Totalt får dock inte den totala mertiden överstiga 48 timmar under en tid av fyra veckor alternativt 50 timmar under en kalendermånad.

Arbetsgivarens anteckningar om jourtid, övertid och mertid

Du som arbetsgivaren är skyldig att föra journal om jourtid, övertid och mertid. Dessa ska föras på speciellt sätt enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter Anteckningar om jourtid, övertid och mertid (AFS 1982:17). I föreskriften finns mallar för journalerna. Har du ett löneprogram kan registreringen ingå i löneprogrammet. Mallar utformade efter föreskriften hittar du även här. Dessa ska förvaras under tre års tid, och arbetstagaren och dennes fackförbund har rätt att ta del av dem. Anteckningar om jourtid, övertid och mertid ska ske oavsett om arbetstagaren får särskild ersättning eller inte för tiden.

Viloregler, dygnsvila, veckovila och raster

Alla arbetstagare har rätt till vila och arbetstidslagen reglerar vilken vila som måste förekomma och i vilken omfattning. Vilan delas upp i dygnsvila, veckovila, raster och pauser. Du som arbetsgivare har en skyldighet att förlägga arbetstiden så att reglerna följs. Ingen arbetstagare får egentligen arbeta när de vill eller hur mycket de vill.

För varje period om 24 timmar måste arbetstagaren vila minst elva timmar. Huvudregeln är att tiden mellan 00-05 alltid ska ingå i dygnsvilan, undantag kan dock göras om arbete måste utföras hos arbetsgivaren under nattetid, exempelvis om det råder skiftarbete dygnet runt.

Vilan under en vecka måste vara minst 36 sammanhållna timmar, om möjligt ska veckovilan förläggas till veckoslut så långt det är möjligt. Tillfälligt får det göras avsteg från denna regel, det ska dock motiveras av särskilda situationer som inte kunnat förutses och arbetstagaren ska ges motsvarande kompensationsledighet.

Under arbetsdagen har arbetstagaren rätt till raster och pauser. En paus räknas in i arbetstiden och är ett avbrott i arbetet då arbetstagaren ska vara kvar på arbetsplatsen. Vid rast är arbetstagaren fri att vistas utanför arbetsplatsen, den räknas inte in i arbetstiden och den ska vara schemalagd, d.v.s. arbetstagaren ska veta när rast infaller. Arbetstagaren har rätt till rast efter senast efter 5 timmars arbete. Rasten ska vara minst 30 minuter.

En schemalagd rast kan bytas ut mot måltidsuppehåll vid arbetsplatser där det är nödvändigt med hänsyn till arbetsförhållandena. Tillämpas måltidsuppehåll betyder det att arbetstagaren inte drabbas av löneavdrag då måltidsuppehållstiden ska räknas in i arbetstiden och de behöver heller inte vara schemalagda utan arbetstagaren får ta måltidsuppehåll när arbetet tillåter.

Längden på raster och pauser regleras inte av lag mer än att arbetsgivaren ska ordna arbetet så att arbetstagaren kan ta rast med jämna mellanrum och senast efter 5 timmars arbete.

Ett exempel på rast är lunchrasten. Längden på raster och pauser regleras inte av lag mer än att arbetsgivaren ska ordna arbetet så att arbetstagaren kan ta rast med jämna mellanrum och senast efter 5 timmars arbete.

Pauser behöver inte schemaläggas och är till för att exempelvis kunna besöka toaletten eller hämta vatten/kaffe att dricka. Arbetstagare som röker brukar vara i behov av kortare pauser ofta och anser du som arbetsgivare att det går åt för mycket paus för att röka kan du begränsa detta till att rökning endast är tillåten på raster. Det finns ingen rätt till ett visst antal minuter paus per arbetad timme, vilket annars är en vanlig missuppfattning.

Särskilt om nattarbete

Det råder ett generellt förbud mot nattarbete enligt arbetstidslagen. För att du ska kunna förlägga arbete mellan midnatt och klocka 05.00 krävs särskilda omständigheter som t.ex. med hänsyn till arbetets art. Har du däremot kollektivavtal regleras när arbetstiden får förläggas av detta. Det innebär att du som inte har kollektivavtal och har behov av att få arbete utfört under nattförbudstiden måste ansöka om dispens från Arbetsmiljöverket. Det gör du på särskild blankett som du hittar på Arbetsmiljöverkets webbplats: Ansökan om undantag från regeln i 13 § arbetstidslagen om dygnsvila/förbud mot nattarbete. 

Vid nattarbete, d.v.s. mellan kl 22-06 får inte arbetstiden i genomsnitt under en beräkningsperiod om fyra månader överstiga 8 timmar per varje period om 24 timmar. För att det ska räknas som nattarbete ska minst en tredjedel av årsarbetstiden vara förlagd till mellan kl 22-06 och minst tre timmars arbete ska utföras mellan de klockslagen.

Det är särskilt vanligt med nattarbete i verksamheter med dygnet runt verksamhet som till exempel sjukhus, polis, brandförsvar, särskilda boenden, hotell, industri m.m.

Schemaläggning

Utgångspunkten är att arbetstagaren ska ha så god förutsebarhet som möjligt avseende förläggningen av den ordinarie arbetstiden. Om arbetstagaren och du som arbetsgivare har avtalat om vissa specifika arbetstider får du inte ensidigt ändra i dessa till nackdel till arbetstagaren. Det innebär att om du t.ex. har kommit överens om att arbetstagaren endast arbetar måndagar och onsdagar kan du inte ändra det ensidigt.

Om förläggningen av den ordinarie arbetstiden varierar enligt anställningsavtalet har arbetstagaren rätt till att få reda på förändringar senast två veckor innan.

Om förläggningen av den ordinarie arbetstiden varierar enligt anställningsavtalet har arbetstagaren rätt till att få reda på förändringar senast två veckor innan. Du får lämna beskedet senare om verksamhetens art eller händelser som inte har kunnat förutses ger anledning till det. Det betyder att senast två veckor innan arbetstidsschemat ska börja gälla har du som arbetsgivare en skyldighet att presentera detta för arbetstagaren. Det är vanligt inom branscher såsom till exempel handel, besöksnäring, vård och omsorg att arbetstiderna varierar och att även helger och kvällar ingår i arbetstiden.

Om arbetstagaren arbetar kontorstider behöver du fundera på vad som händer när röda dagar (helgdagar) infaller måndag till fredag. Det mest vanligen förekommande är att arbetstagare som arbetar kontorstider är lediga med lön när helgdag infaller på en vardag.

Tillsyn över arbetstiden och straff

Det är Arbetsmiljöverket som utövar tillsyn över arbetstidslagen, de har också rätt att göra inspektioner på arbetsplatsen samt rikta förelägganden, förbud och bestämma viten kopplade till dessa. Flertalet av arbetstidslagens regler är straffbelagda på så vis att arbetsgivaren kan bli tvungen att betala böter. Åklagare kan även föra talan om en särskild avgift för de som bryter mot övertidsreglerna.