Att ingå anställningen - vad du behöver gör som arbetsgivare

Att ingå anställning

Att ingå anställning med en arbetstagare är enkelt. Det kan du göra både muntligt och skriftligt. Tänk på att ett erbjudande om anställning från din sida är bindande och du måste vara tydlig med att du drar tillbaka erbjudandet innan motparten har hunnit acceptera. Därför är det extra bra att vara tydlig vid exempelvis intervjuer och tänka på hur du uttrycker dig.

Vi rekommenderar dig att alltid skriva ett skriftligt anställningsavtal/bevis till dina anställda hur kort anställningen än är. Detta på grund av att det är du som arbetsgivare som har bevisbördan för vad du har kommit överens om med den anställde om exempelvis anställningsform, lön, eventuell deltid och om det är en tidsbegränsad anställning.

Anställningsformer

När du ska anställa kan du välja på ett antal olika anställningsformer. Dessa finns beskrivna i lag om anställningsskydd (LAS) och är tillsvidareanställning, provanställning samt anställningar för visstid.

Om arbetsgivaren har hängavtal eller kollektivavtal kan det finnas möjlighet till andra typer av anställningsformer. I kollektiv- eller hängavtalet kan det också finnas särskilda bestämmelser som avviker från det som beskrivs nedan. Det är därför viktigt att se efter i avtalet om det finns några bestämmelser som skiljer sig från de allmänna eftersom avtalets bestämmelser har företräde.

Huvudregeln enligt lagstiftningen är att en anställning är tillsvidare och vill du tillämpa en annan anställningsform måste du avtala om det med arbetstagaren. Vilken anställningsform du ska/kan välja beror på flera saker. Är arbetet av kortvarig natur, eller är det en utökning av arbetskraften utan att du ser att arbetet tar slut? Ersätter arbetstagaren någon som är ledig eller sjuk? Är det arbetsuppgifter som du bara kan erbjuda en begränsad tid? Vill du pröva en ny arbetstagare innan du bestämmer om hen ska få tillsvidareanställning?

Exempelvis finns det ingen anställningsform enligt LAS som heter timanställning eller projektanställning.

Nedan beskriver vi de olika anställningsformerna som finns och hur du får tillämpa dem. Tänk på att uppräkningen av anställningsformer är uteslutande i den meningen att om du inte har kollektivavtal är dessa de enda anställningsformer som du får tillämpa. Exempelvis finns det ingen anställningsform enligt LAS som heter timanställning eller projektanställning.

Tillsvidareanställning

Tillsvidareanställningen kallas ofta i vardagligt tal för fast anställning och innebär en anställning som inte har något bestämt slutdatum utan löper till dess att någon av parterna säger upp anställningen. Denna anställningsform är huvudregel enligt LAS. 

Arbetstagaren kan säga upp sin tillsvidareanställning utan att ange orsak men vid uppsägning från arbetsgivarens sida krävs sakliga skäl, vilket beskrivs närmare i kapitlet som handlar om anställningens upphörande. Tillsvidareanställning är huvudregel enligt LAS och om du inte avtalar speciellt med arbetstagaren om någon annan form antas det att anställningen är en tillsvidareanställning. Du som arbetsgivare har bevisbördan för att visa att ni har kommit överens om något annat. 

I LAS är uppsägningstiden beroende av hur länge arbetstagaren har varit anställd när arbetsgivaren säger upp. Om arbetstagaren säger upp sig är det enligt LAS en månads uppsägningstid oberoende av anställningstid. Ni kan avtala om längre uppsägningstid i anställningsavtalet än vad som gäller enligt LAS. Ett sådant avtal är giltigt om det inte är oskäligt lång uppsägningstid och arbetsgivaren kan också få längre uppsägningstid än avtalat enligt LAS. Du kan läsa mer uppsägning m.m. i avsnitt 6.2 Arbetsgivarens avslutande av anställningen. 

Företrädesrätt vid tillsvidareanställning

Om en arbetstagare blir uppsagd på grund av arbetsbrist så har hen företrädesrätt till återanställning under förutsättning att hen varit anställd i mer än 12 månader under de senaste tre åren. Företrädesrätten gäller under uppsägningstiden och i nio månader efter det att anställningen upphört. Företrädesrätt till återanställning innebär att om du som arbetsgivare ska nyanställa så ska du erbjuda jobbet till den med företrädesrätt först. För att du som arbetsgivare ska ha skyldighet att erbjuda arbetstagaren med företrädesrätt till anställning igen krävs det att arbetstagaren har tillräckliga kvalifikationer för det nya jobbet. Du kan läsa mer om tillräckliga kvalifikationer i avsnitt 6.3.3.2 Arbetstagarens tillräckliga kvalifikationer. 

Tidsbegränsade anställningar

Det finns olika typer av tidsbegränsade anställningar, gemensamt för alla är att de gäller för en specifik tidsperiod. Anställningstiden är alltså avtalad på förhand och anställningen avslutas när tidsperioden är slut. Huvudregeln är att en tidsbegränsad anställning inte är uppsägningsbar utan löper den tid som avtalats. Undantaget från denna regel är provanställning. 

Om arbetsgivaren och arbetstagaren vill ha möjlighet att säga upp anställningen i förtid ska de skriva in det i anställningsavtalet. För uppsägning i förtid från arbetsgivaren krävs sakliga skäl, precis som vid en tillsvidareanställning. Om arbetsgivaren vill kunna säga upp i förtid ska perioden beskrivas som från den x tillsvidare dock längst t.o.m. den y. 

Om du haft en anställd med vikariat eller säsongsanställning under en längre period i sammanlagt mer än tolv månader ska du lämna skriftligt besked en månad före slutdatum om att den tidsbegränsade anställningen inte kommer att förlängas. Anställda med särskild visstidsanställning får rätt till sådant besked vid nio månaders anställning. Mall för beskedet hittar du här. 

Företrädesrätt vid tidsbegränsade anställningar

Om en arbetstagare som är anställd för viss tid inte får fortsatt anställning på grund av arbetsbrist, har hen företrädesrätt till återanställning. Rätten till återanställning förutsätter att den anställde har tillräckliga kvalifikationer för den nya tjänsten. Arbetstagaren ska ha varit anställd hos arbetsgivaren mer än tolv månader under de senaste tre åren vid vikariat 

När det gäller företrädesrätt till ny särskild visstidsanställning, ska arbetstagaren varit anställd sammanlagt mer än nio månader i sådan anställning under de senaste tre åren. Säsongsanställd får företrädesrätt till ny säsongsanställning om hen varit anställd i sex månader under de senaste två åren och under förutsättning att arbetstagaren har tillräckliga kvalifikationer för den nya anställningen. Ett skriftligt besked om den anställde har företrädesrätt ska lämnas senast i samband med att anställningen upphör. Mall för beskedet hittar du här.  

Provanställning

Som arbetsgivare har du rätt att före en tillsvidareanställning tillämpa provanställning. Provanställningen kan vara i högst sex månader. Syftet är att under prövotiden få möjlighet att bedöma om arbetstagaren passar för arbetsuppgifterna. Det går inte att förlänga prövotiden längre än sex månader. Det som skiljer en provanställning från en tillsvidareanställning är att du kan avbryta anställningen utan sakliga skäl. Arbetsgivaren kan alltså välja att avbryta anställningen för att det helt enkelt inte känns rätt eller vill ha en arbetstagare med andra personliga egenskaper. Orsaken till avbrytandet får förstås inte vara diskriminerande. 

Om du ska avbryta en provanställning ska du som arbetsgivare lämna besked om detta fjorton dagar i förväg. Om arbetstagaren vill avbryta provanställningen kan hen välja att gå på dagen. Ni kan välja att avtala i anställningsavtalet om en längre avbrytandetid än enligt LAS, tänk på att det är oskäligt att den provanställde har längre avbrytandetid än arbetsgivaren. 

Om provanställningen inte avbryts av någon av parterna övergår den i en tillsvidareanställning när prövotiden är slut. En provanställning kan inte användas för att inleda en tidsbegränsad anställning. 

Särskild visstidsanställning

En särskild visstidsanställning kan användas utan någon särskild orsak och om du som arbetsgivare inte vill eller kan använda någon av de andra tidsbegränsade anställningsformerna kan du i stället använda särskild visstidsanställning för ett arbete som du vill ha utfört. Kom bara ihåg att om du inte avtalar uttryckligen om att den särskilda visstidsanställningen är uppsägningsbar gäller den hela avtalstiden ut enligt huvudregeln. En särskild visstid kan vara så kort som en dag och den längsta perioden en person kan ha en särskild visstid utan att det blir en tillsvidareanställning hos samma arbetsgivare är 12 månader.  

Du kan avtala om flera perioder bara den sammanlagda anställningstiden med särskild visstidsanställning inte överskrider 12 månader under en femårsperiod eller den längre period då olika former av tidsbegränsade anställning följt på varandra. En anställning ska anses ha följt efter varandra om den tillträtts inom sex månader från den föregående anställningens slutdag. Även allmän visstidsanställning från den 1 mars 2022 ska räknas med i sammanlagda anställningstiden. Arbetstagaren får tillgodoräkna sig anställningstid hos en tidigare arbetsgivare om arbetstagaren bytt anställning inom en koncern eller i samband med verksamhetsövergång eller konkurs. 

Ett tips är att om du vill ha en arbetstagare för en längre period på särskild visstidsanställning är att du börjar med en kortare period som en slags prövoperiod eftersom du inte kan använda provanställning före en särskild visstidsanställning. På så sätt kan du pröva en okänd arbetstagare utan att riskera att få betala en längre tidsperiod. Exempelvis har du behov av en arbetstagare i nio månader, då kan du börja med en särskild visstidsanställning på tre månader för att sedan skriva ett nytt avtal om ytterligare sex månader när de tre månaderna har gått.

Vikariat

Vikariatsanställning kan arbetsgivare använda sig av då arbetsgivaren behöver anställa en ersättare när någon anställd är frånvarande till exempel föräldraledig eller långvarigt sjuk. Det går också att ha vikarie anställd i avvaktan på tillsättning av en ledig tjänst. Kravet är dock att rekrytering har påbörjats. 

Om vikariatet avser någon som är frånvarande behöver inte vikarien göra samma saker som den som är frånvarande och inte heller ha samma tjänstgöringsgrad. Det går mycket bra att anställa en vikarie på deltid även om den frånvarande har en heltidstjänst. 

Om det är osäkert när den frånvarande kommer tillbaka till arbetet exempelvis vid sjukdom är det lämpligt att formulera i anställningsavtalet att vikariatet gäller från och med den xx och tillsvidare dock längst till och med den xx. Detta innebär att vikariatet upphör utan föregående uppsägningstid när den ordinarie arbetstagaren kommer tillbaka och senast vid slutdatumet. Anställningsformen vikariat kan du använda sammanlagt under två år under en femårsperiod. Om en arbetstagare varit anställd som vikarie i sammanlagt mer än två år under en femårsperiod övergår anställningen i en tillsvidareanställning. 

Vikarien blir tillsvidareanställd om hen varit anställd sammanlagt mer än två år under en period om fem år med anställningsformen vikariat. Du behöver därför som arbetsgivare ha koll på hur länge vikarien varit anställd med den anställningsformen hos dig. 

Säsongsanställning

Om behovet av arbetskraft är beroende av årstiderna kan arbetsgivaren använda sig av säsongsanställning. Det kan till exempel handla om liftvakt i fjällen eller att plocka jordgubbar under sommarmånaderna. Det är arbetsuppgifterna som ska vara beroende av årstiderna inte att exempelvis en året-runt-öppen restaurangen under sommaren får kraftigt utökade antal gäster. Däremot kan en restaurang som enbart är öppen under sommarmånaderna använda sig av säsongsanställda. Typiskt sett är arbetsuppgifter som utförs i verksamheter som bara är öppna del av året beroende på årstidernas växlingar säsongsverksamheter och lämpliga att ha säsongsanställd personal i. 

Exempel kan vara: 

• En glasskiosk på stranden som är öppen under juni-augusti. 
• En skidanläggning som har öppet december-april. 
• En camping som har öppet maj-september. 
• En handelsträdgård som har öppet under april-september. 

Om du bara använder säsongsanställning som anställningsform exempelvis i en campingverksamhet som bara är öppen under sommaren finns ingen bortre begränsningsregel som säger hur många säsonger en arbetstagare kan gå på säsongsanställning innan det blir en tillsvidareanställning. Det innebär att en säsongsanställning kan staplas efter varandra utan risk för att det någon gång blir en tillsvidareanställning. 

När den anställde fyllt 67 år

Om du vill anställa någon som har fyllt 67 år kan du anställa personen för viss period utan begränsning i antal gånger eller sammanlagd anställningstid. Hen har inte företrädesrätt till återanställning. Den allmänna pensionen börjar betalas ut senast när arbetstagaren fyller 67 år.

Anställningsavtal

Du som arbetsgivare har en skyldighet att lämna skriftlig information om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningen. Även anställda som till viss del är undantagna från lagen om anställningsskydd, t.ex. de i företagsledande ställning eller familjemedlemmar, har rätt att få skriftlig information om anställningens villkor. Detta ska göras senast en vecka efter att den anställde har börjat arbeta. Det är enbart ett fåtal av uppgifterna som du kan vänta med att lämna en månad. Informationen som du måste lämna är följande; 

• Arbetsgivarens och arbetstagarens namn och adress. 
• När anställningen påbörjades och vart arbetsplatsen är eller om det inte finns någon fast eller huvudsaklig arbetsplats, uppgift om att arbetet ska utföras på olika platser eller att arbetstagaren själv får bestämma sin arbetsplats. 
• Kort beskrivning av arbetsuppgifterna och yrkesbenämning eller tjänstetitel. 
• Vilken typ av anställningsform det handlar om. 
• För tillsvidareanställda uppsägningstid och vid provanställning, prövotidens längd och eventuella villkor för provanställningen. 
• För visstidsanställda avtalsperioden eller de förutsättningar som gäller för att anställningen ska upphöra och vad det är för form av tidsbegränsad anställning. 
• Lön, löneförmåner och hur ofta och på vilket sätt lönen betalas ut. 
• Att arbetsgivaravgifter betalas till staten och uppgift om det skydd för social trygghet arbetsgivaren erbjuder. 
• Längden på arbetstagarens normala arbetsdag eller arbetsvecka eller, om detta inte går, uppgift om anställningens arbetstidsmått på annat sätt. 
• Vad som ska gälla för övertids- eller mertidsarbete och ersättning för sådant arbete. 
• När besked om den ordinarie arbetstidens och jourtidens förläggning ska lämnas och i förekommande fall att förläggningen kommer att variera mellan olika klockslag och dagar och regler för skiftbyte. 
• Bemanningsföretag ska lämna uppgift om kundföretagens namn och adress. 
• Antal betalda semesterdagar. 
• De bestämmelser som arbetsgivaren och arbetstagaren ska följa när någon av dem vill avsluta anställningsförhållandet. 
• Kollektivavtal eller hängavtal, om du som arbetsgivare är bunden av sådant. 

Ni bör skriva ett anställningsavtal med den information som anges här ovan. Ett avtal är en överenskommelse mellan arbetsgivaren och arbetstagaren och det blir då klart och tydligt för båda parter vad anställningen innebär. Om du varken skulle ge arbetstagaren skriftlig information om anställningens villkor eller ett anställningsavtal är anställningen ändå giltig. Regeln avseende skriftlig information är en formaliaregel som kan innebära skadeståndsskyldighet om du bryter mot den. Men det ligger i arbetsgivarens intresse att upprätta ett avtal. Bland annat på grund av att det är du som arbetsgivare som har bevisbördan om parterna är oeniga om till exempel vilken anställningsform ni kommit överens om. Om du inte kan bevisa vilken anställningsform det handlar om antas det vara en tillsvidareanställning. 

Om villkoren ändras under anställningen ska du som arbetsgivare lämna ny skriftlig information så snart som möjligt och senast den dag då ändringen ska börja tillämpas. Detta gäller även när ni har kommit överens om ändringen. Arbetstagare som anställts före den 29 juni 2022 kan ha fått skriftlig information som inte omfattar alla punkter ovan och kan då begära att få dessa som skriftlig information. 

Tänk på att det finns arbetsrättslig lagstiftning som gör att du inte kan avtala bort tvingande regler med en anställd även om ni är överens. Ett exempel på det är att du som arbetsgivare bara i vissa fall får hindra en anställd från att ta en annan anställning. Du får förbjuda annan anställning om den andra anställningen hindrar den anställde att utföra sitt arbete (t.ex. att arbetstiderna krockar), konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet på ett sätt som kan orsaka skada eller på något annat sätt kan skada arbetsgivarens verksamhet. 

Mallar för anställningsavtal 

• Anställningsavtal / tillsvidare med provanställning
• Anställningsavtal / tillsvidare utan provanställning
• Tidsbegränsade anställningar

Lön och andra villkor

När du som arbetsgivare anställer någon för arbete behöver du komma överens om lön och andra villkor för anställningen.

Lön betalas vanligen ut en gång i månaden men du kan också avtala om att lönen utbetalas exempelvis var fjortonde dag. Det är inte lämpligt att betala lön i kontanter beroende på att det kan vara svårt att i efterhand bevis att arbetstagen fått lön om du ger kontanter till arbetstagaren. Risken är också stor att Skatteverket misstänker att du har svart arbetskraft om du bara betalar lön i kontanter. Ta för vana att i stället sätta in lönen på ett bankkonto angivet av arbetstagaren så löper du mindre risk och Skatteverket blir misstänksamma.

Andra villkor som du kan tänkas vilja komma överens om är exempelvis tjänstgöringsgrad om det inte är en heltid, annan uppsägningstid, längre semester, eventuell provisionslön, konkurrensklausuler och tjänstebil. Viktigt att komma ihåg är att villkor som skrivs in ett anställningsavtal kan du inte ändra på hur som helst då det är ett villkor i anställningen. Det innebär att för att göra förändringar i detta måste du ha saklig grund och eventuellt förhandla med en facklig organisation innan du ändrar anställningsvillkoren.

Behöver du hjälp? Som medlem i Företagarna kan du alltid få hjälp av Företagarnas Juridiska Rådgivning via telefon. Helt kostnadsfritt.

Lön

Lön bestäms antingen som fast lön och utbetalas antingen per timme eller som en månadslön. Om en arbetstagare arbetar oregelbundet och deltid är det vanligt att lönen betalas ut per timme. En arbetstagare som har relativt fasta arbetstider och regelbunden arbetsinsats kan vara lättare att ha en månadslön för. Även deltidsanställd arbetstagare kan ha månadslön och eftersom du som arbetsgivare måste ange ett arbetstidsmått i anställningsinformationen/anställningsavtalet är det oftast inga problem att betala månadslön.

Du får inte som arbetsgivare avtala om att semesterersättning/semesterlön ska ingå i timlönen eller i månadslönen. Det är olagligt.

Du får inte som arbetsgivare avtala om att semesterersättning/semesterlön ska ingå i timlönen eller i månadslönen. Det är olagligt. Semesterlagen reglerar hur semesterlön ska utbetalas och på vilket sätt. 

Hur mycket en arbetstagare ska ha i lön bestäms av dig och arbetstagaren tillsammans. Vanligen genom att arbetstagaren uttrycker att hen vill ha en viss lön eller att du erbjuder en viss lön. Accepterar endera parten nivån har en överenskommelse om lön träffats. Detta måste också framgå av den skriftliga informationen en arbetstagare har rätt att få om villkoren för anställningen.

Vill du komma överens om att en del av lönen ska vara provisionsbaserad eller rörlig på annat sätt är det viktigt att detta framgår av den skriftliga informationen också.

Har du som arbetsgivare ingått kollektivavtal eller hängavtal måste du ha koll på reglerna om lön i det avtalet och du får förmodligen inte ingå avtal om något annat än det som står i avtalet. De flesta kollektivavtal anger lägsta löner och därmed kan du ingå avtal om högre löner men inte lägre.

Tjänstgöringsgrad

Huvudregeln är att en anställning bedöms som heltid och om du inte vill anställa en arbetstagare på heltid behöver du komma överens med arbetstagaren hur mycket arbetstagaren ska arbeta per vecka. Lagstiftningen kräver att du i den skriftliga informationen anger hur mycket arbetstagaren ska arbeta per vecka i genomsnitt. Det kallas för ordinarie arbetstid och den kan i genomsnitt få beräknas på fyra veckor men måste anges som ett mått per vecka.

Om du inte vet hur mycket arbetstagaren ska arbeta varje vecka eller om arbetstiden varierar måste du ändå fastställa ett genomsnittligt mått per vecka. Du bör i dessa fall tänka dig ett lägsta arbetstidsmått som du kan erbjuda och klarar av att betala lön för varje vecka. Det är lättare att ändra en tjänstgöringsgrad uppåt ifall det blir mer. Blir det mindre än vad du skrivit i den skriftliga informationen riskerar du att ändå få betala lön för mellanskillnaden mellan vad arbetstagaren arbetat och vad som står i informationen..