Arbetstagarens ledigheter

 I Sverige har vi ett antal ledighetslagar som du som arbetsgivare måste förhålla dig till. I vissa kollektivavtal kan det dessutom finnas specifika regler om exempelvis läkarbesök, akuta tandläkarbesök och andra typer av permissioner.

Alla arbetstagare kommer någon gång under sin anställning behöva ha ledigt exempelvis i form av semester, om de har barn som blir sjuka eller adopterar. Även sjukdom är en form av ledighet från arbetet som arbetstagaren har rätt till under vissa förutsättningar. Nedan beskrivs översiktligt några av de vanligaste ledigheterna som arbetstagare har rätt till enligt lag.

Semesterlagen

Semesterlagen är tvingande till arbetstagarens förmån. Det går att frångå den i ett avtal mellan arbetstagare och arbetsgivare, men om avtalet är till nackdel för den anställde, är avtalet ogiltigt till den delen, om inte något annat uttryckligen framgår i lagen. Annat kan även bestämmas genom kollektivavtal, och i vissa fall då även till nackdel för den anställde.

Det är viktigt för arbetsgivare med kollektivavtal att alltid utgå från kollektivavtalets regler om semester eftersom det ofta finns avvikande regler om antalet semesterdagar, procentsatser m.m. och det kan också användas helt andra begrepp än i semesterlagen. Dessutom kan det enligt kollektivavtalet finnas s.k. semesterkassa som hanterar utbetalningen av semesterlön

Alla har rätt till semesterledighet

Det är viktigt att hålla isär rätten till ledighet (semesterledighet), och rätten till ersättning (semesterlön under semesterledigheten eller semesterersättning när anställningen avslutas). Alla arbetstagare har rätt till semesterledighet, d.v.s. även utan att ha tjänat in så kallad semesterlön har arbetstagaren rätt till ledighet.

Det är viktigt att hålla isär rätten till ledighet (semesterledighet), och rätten till ersättning (semesterlön under semesterledigheten eller semesterersättning när anställningen avslutas).

Hur många dagar en arbetstagare har rätt till bestäms av lag, eventuellt kollektivavtal och anställningsavtal. Enligt semesterlagen har en arbetstagare rätt till 25 dagars semesterledighet varje semesterår om denne påbörjat sin anställning senast den 31 augusti. Om arbetstagaren däremot påbörjat sin anställning efter den 31 augusti, har arbetstagaren endast fem dagars semesterledighet.

Undantag finns dock för anställning på kortare än tre månader, och som inte varar längre. För sådana korta anställningar får det avtalas om att arbetstagaren inte tar ut semesterledighet under anställningen, men intjänad semesterlön ska betalas ut som semesterersättning vid anställningens slut.

Semesterlön - betalda semesterdagar

Semesterlön är den lön som den anställde får utbetald, som huvudregel, i samband med sin semesterledighet. Uträkningen utgår därför på olika sätt från hur många dagar med semesterledighet som tagits ut av arbetstagaren. Alla arbetstagare har dock inte rätt att få sin semester betald med semesterlön. Det krävs nämligen att arbetstagaren har tjänat in semesterlön under intjänandeåret (vanligen året innan semesteråret). Frånvaro som beror på annat än semester, semesterlönegrundande frånvaro, permittering eller arbetsfria dagar är inte semesterlönegrundande och kan därför leda till att arbetstagaren får färre antal betalda semesterdagar och även lägre semesterlön. 

Om arbetsgivaren stänger sin verksamhet för semester vissa veckor på året kan det vara lämpligt att erbjuda förskottsemester till nyanställda. Arbetstagare har ingen skyldighet att ta ut obetald semester. Arbetsgivaren bör dock vara medveten om de begränsade möjligheterna att göra en avräkning av förskottet.

Semesterlönen kan beräknas enligt sammalöneregeln eller procentregeln. I vissa fall måste procentregeln tillämpas. Men arbetsgivare kan också välja att tillämpa procentregeln konsekvent även för arbetstagare som arbetsgivaren får tillämpa sammalöneregeln för. Tanken är att vid normal löneutveckling ska det bli ungefär samma resultat oavsett om lönen beräknas enligt sammalöneregeln eller procentregeln.

Semesterersättning

Semesterersättning kan låta som ett samlingsnamn för alla ersättningar knutna till semester, men används i semesterlagen för intjänad semesterlön som betalas ut i samband med att en anställning avslutas. Detta kan ske antingen i samband med att en tillsvidareanställning sagts upp eller när en allmän visstidsanställning når sitt slutdatum.

Semesterersättningen beräknas på samma sätt som semesterlönen. För sparade semesterdagar beräknas semesterersättningen på samma sätt som om semesterdagarna tagits ut det semesterår då anställningen upphörde.

Semesterersättning ska betalas ut senast en månad efter avslutad anställning. Om du inte kan beräkna semesterersättningen inom en månad ska du betala ut den senast en vecka efter att hindret mot utbetalningen upphörde. Detta kan hända t.ex. när den som slutat har rätt till provision som kan beräknas först i efterhand.

Om ni kommer överens om att ändra anställningsvillkoren så att intjänandeåret och semesteråret blir sammanfallande ska redan intjänad semesterlön som inte är för sparade dagar betalas ut som semesterersättning.

Även om en anställning upphör kan en ny anställning som påbörjas i nära anslutning till den tidigare anställningen hos samma arbetsgivare göra att anställningarna ska ses som en ur semesterhänseende. Med andra ord kommer arbetstagaren i dessa fall inte få ut semesterersättning utan redan intjänad semester kan tas ut i den nya anställningen. Förutsättning för detta är att den intjänade semesterledigheten inte redan tagits ut, semesterersättning inte hunnit betalas ut och arbetstagaren gett sitt tillstånd till att semesterförmånerna ska överföras till den nya anställningen. Detta kan bli aktuellt t.ex. i fall med s.k. intermittent anställning d.v.s. många korta anställningar med kort uppehåll emellan eller förlängning av vikariat.

Intjänandeår/semesterår

Med semesterår avses tiden från och med den 1 april ett år till och med den 31 mars påföljande år och är den period då semesterledigheten tas ut. Motsvarande period året före kallas intjänandeår och är den period då arbetstagaren tjänar in semesterdagar med semesterlön.

Det går att avtala om andra upplägg, t.ex. sammanfallande intjänande- och semesterår, eller att perioderna i stället ska sträcka sig mellan 1 januari – 31 december. Ett upplägg där båda dessa upplägg tillämpas tillsammans brukar kallas för sammanfallande intjänande- och semesterår per kalenderår. I praktiken innebär det att en del av semestern som betalas ut, fungerar som en förskottssemester. Väljer ditt företag ett sådant upplägg är det viktigt att i anställningsavtalet ange detta, och att avtala om en rätt för företaget att kvitta utbetald förskottssemester mot semesterersättning.

Sammalöneregeln

Sammalöneregeln är huvudregeln för arbetstagare med vecko- eller månadslön. Innebörden är att fast lön och fasta lönetillägg ska utgå under semestern på samma sätt som om arbetstagaren hade arbetat. Därutöver ska ett semestertillägg utgå som betalas ut i samband med semestern.

Semestertillägget är för varje betald semesterdag 1,82 procent av veckolönen för veckoavlönade arbetstagare och 0,43 procent av månadslönen för månadsavlönade arbetstagare. Semesterlön för rörliga lönedelar, t.ex. provision, ska betalas med 12 procent av summan av dessa under semesteråret. Denna semesterlön ska utbetalas senast en månad efter semesterårets utgång.

Det betyder alltså att t.ex. om dina anställda både har fast månadslön och en viss del provision (som om sammalöneregeln ska användas i genomsnitt inte får överstiga 10 procent), blir semestertillägget 0,43 procent av dagslönen per semesterdag, och för provisionen så ska 12 procent av det som betalats ut som provision under semesteråret betalas ut som semesterlön. Det är möjligt att betala ut semesterlönen för enbart rörliga delar senast en månad efter semesterårets utgång, i stället för i samband med semesterledigheten som annars är huvudregeln.

Procentregeln

Beräkning enligt den s.k. procentregeln ska göras för arbetstagare som har lön som inte är bestämd per vecka eller månad, eller har lön som regelbundet består av en fast och en rörlig del och den rörliga lönedelen kan uppskattas till minst 10 procent av den sammanlagda lönen under semesteråret, eller har en sysselsättningsgrad som har varierat under intjänandeåret, eller har ändrat sysselsättningsgrad mellan intjänandeåret och semestertillfället, eller under intjänandeåret har varit frånvarande av skäl som inte är semesterlönegrundande om inte frånvaron pågått i samma omfattning under hela intjänande- året, och fortfarande pågår i sådan omfattning vid semestertillfället.

Beräkning av semesterlön enligt procentsregeln görs i korthet på följande sätt: lön och andra rörliga kostnadsersättningar under intjänandeåret beräknas för att fastställa ett beräkningsunderlag. (I beräkningsunderlaget ingår inte semesterlön, permitteringslön med anledning av driftuppehåll för samtidig semester, lön som utgått under dag med hel eller delvis semesterlönegrundande frånvaro etc.) Har arbetstagaren varit frånvarande av skäl som är semesterlönegrundande ska en fiktiv inkomst fastställas för dessa frånvarodagar. (Ett belopp motsvarande den inkomst som arbetstagaren skulle ha haft om han eller hon arbetat som vanligt i stället för att ha varit frånvarande.) Det totala beräkningsunderlaget räknas ut genom att ovanstående poster summeras. 12 procent av det totala beräkningsunderlaget ger därefter den totala semesterlönen. Den totala semesterlönen divideras med antalet betalda semesterdagar för att erhålla semesterlön per dag.

Exempel hur du kan räkna ut semesterlön hittar du i vår juridiska FAQ Hur räknar jag ut semesterlön till mina anställda?.

Semesterlönegrundande frånvaro

Antalet betalda semesterdagar beror på, liksom antal semesterdagar med semesterlön, hur många dagar som den anställde varit anställd med avdrag för viss frånvaro. Frånvaro kan också påverka semesterlönens storlek. Men viss frånvaro är semesterlönegrundande, och ska därför inte påverka den betalda semestern negativt. I de nedan nämnda frånvarosituationerna ska i frånvaroperioden räknas in även dagar när arbetstagaren inte skulle ha utfört arbete.

Semesterlönegrundande frånvaro p.g.a. sjukdom eller arbetsskada

Ledighet p.g.a. sjukdom som inte överstiger 180 dagar, eller frånvaro p.g.a. arbetsskada är semesterlönegrundande. Sådan frånvaro upphör att vara semesterlönegrundande om arbetstagaren varit helt eller delvis frånvarande under ett helt intjänandeår. När det ska beräknas om frånvaron pågått under ett helt intjänandeår, så ska perioder där frånvaron avbrutits i kortare perioder än 14 dagar inte räknas med. Även dagar med deltidssjukskrivning räknas som frånvarande.

Semesterlönegrundande frånvaro p.g.a. föräldraledighet

Ledighet som arbetstagare får med tillfällig föräldrapenning (VAB) eller där arbetstagaren skulle fått tillfällig föräldrapenning om de inte istället fick ersättning enligt 37 kap. 3 §. socialförsäkringsbalken, är sådan frånvaro som är semesterlönegrundande. Detta gäller dock bara de första 120 dagarna, eller om arbetstagaren är en ensamstående förälder 180 dagar. Även ledighet då graviditetspenning utbetalas, och tid för vilken föräldrapenning utbetalas med anledning av barns födelse eller adoption, om frånvaron för varje barn eller vid flerbarnsfödslar sammanlagt inte överstiger 120 dagar eller för ensamstående föräldrar 180 dagar.

Övrig semesterlönegrundande frånvaro

Vidare finns det andra situationer då frånvaro ska anses som semesterlönegrundande. Nedan följer en lista för sådan.

• ledighet med anledning av risk för överföring av smitta om arbetstagaren får smittbärarersättning och i högst 180 dagar per intjänandeår,
• ledighet med anledning av närståendevård i högst 45 dagar,
• ledighet med anledning av fackliga utbildningar,
• ledighet med anledning av ersättningsberättigade teckenspråksutbildningar (TUFF) i högst 180 dagar om arbetstagaren har rätt till semesterlön för denna frånvaro enligt någon annan lag,
• ledighet med anledning av grundutbildning eller repetionsutbildning lagen om totalförsvarsplikt i högst 60 dagar,
• ledighet med anledning av utbildning i svenska för invandrare.

Förläggning av semester

Huvudsemestern ska läggas ut under juni, juli och augusti som fyra (4) veckors sammanhängande ledighet om ni inte kommer överens om annat. Eller det finns särskilda skäl för annan förläggning, t.ex. för att arbetsgivaren har högsäsong under sommarmånaderna.

Arbetsgivaren är skyldig att se till att semester läggs ut och om arbetstagaren har tillräckligt med betalda semesterdagar ska minst 20 semesterdagar läggas ut. Arbetstagaren får spara betalda semesterdagar, förutom de 20 betalda semesterdagar som arbetsgivaren måste lägga ut varje semesterår, till ett senare semesterår. Obetalda semesterdagar kan arbetstagaren avstå från att ta ut.

Detta innebär att du behöver planera när dina arbetstagare ska ha semester och förbereda detta i god tid i din verksamhet. Att ha bra rutiner för hur arbetstagare ska begära semester underlättar detta arbete. Både när det gäller att önska kortare semester och när det gäller sommarsemestern.

En bra rutin är att den anställde ska begära ledigheten skriftligt helst senast några veckor innan den önskade ledigheten ska tas ut. Allt beror på hur din verksamhet ser ut och hur långt i förväg du behöver planera för att det ska gå. Kortare semester typ 1-3 dagar kanske du kan ha kortare framförhållning för men det måste du som arbetsgivare bestämma. När det gäller sommarsemestern den s.k. huvudsemestern har arbetstagaren rätt att få reda på senast två månader innan semestern ska börja när dennes semester infaller vilket innebär att du behöver planera den i god tid och då räcker kanske inte några veckor. Speciellt om du har en verksamhet som inte stänger på sommaren utan har öppet i normal omfattning.

De flesta arbetsgivare använder s.k. semesterlistor och låter personalen önska sig sin semester någon gång i mars. Det är viktigt att du är tydlig med att bara för att arbetstagarna har önskat sin semester betyder inte det att den är beviljad. Bevilja semester görs när du har sett helheten och önskemålen från arbetstagarna.

De flesta arbetsgivare använder s.k. semesterlistor och låter personalen önska sig sin semester någon gång i mars. Det är viktigt att du är tydlig med att bara för att arbetstagarna har önskat sin semester betyder inte det att den är beviljad. Bevilja semester görs när du har sett helheten och önskemålen från arbetstagarna. Du har rätt att förlägga semestrarna så att det blir minsta möjliga störning i verksamheten och det passar inte alla verksamheter att alla är lediga samtidigt.

Dessvärre brukar arbetstagarnas önskemål ofta resultera i att större delen av personalstyrkan vill ha semester i juli. Då är det bra att ha koll på hur du som arbetsgivare får bestämma över semesterns förläggning. När du inser att alla har önskat sig semester t.ex. i juli behöver du som arbetsgivare planera semestrarna. Det görs i samråd med arbetstagarna och i första hand ska du försöka komma överens om vem som ska flytta sin semesterperiod. Om ni kan komma överens så behöver semesterperioden inte vara sammanhängande fyra veckor.

Kommer ni inte överens ska du som arbetsgivare bestämma när respektive arbetstagare ska ha sin huvudsemester och det ska du sedan meddela arbetstagaren senast två månader innan hens semester ska börja. Om det finns särskilda skäl kan du meddela en månad i förväg. Då det är du som arbetsgivare som ensidigt förlägger semestern ska den vara fyra veckor sammanhängande.

Förläggning semester för deltidsanställda

En arbetstagare som har lägre sysselsättningsgrad, eller som arbetar oregelbunden arbetstid, ska få lika lång ledighet som om denna hade jobbat heltid eller haft regelbunden arbetstid. En deltidsanställd har i normalfallet 25 semesterdagar. För att inte en deltidsanställd som jobbar tre hela dagar i veckan ska få en mycket längre ledighet än de heltidsanställda, så ska arbetsgivaren lägga ut semesterdagar även på de två dagar som arbetstagaren i normalfallet inte jobbar. Detta blir logiskt och föranleder sällan diskussion när det gäller huvudsemestern om fyra sammanhängande veckor, men det är viktigt att ha koll på detta även vid övrig semester.

Vissa kollektivavtal löser problemet med att en använda sig av kvoten av arbetade dagar i veckan delat med fem arbetsdagar per vecka, gånger antalet semesterdagar. För detta krävs dock att kollektivavtal eller hängavtal tecknats. En sådan beräkning av nettosemesterdagar kan dock underlätta utläggandet av rätt antal semesterdagar på arbetsdagar och annars lediga dagar.

Semester och sjukskrivning

Om en arbetstagare under en eller flera dagar under semestern inte hade kunnat arbeta om denne hade varit på arbetet, d.v.s. haft nedsatt arbetsförmåga, så har arbetstagaren rätt att avbryta sin semester, d.v.s. under de dagarna som arbetsförmågan är nedsatt, och dessa dagar ska inte räknas som semesterdagar. Om arbetstagaren begär det ska dessa senare kunna tas ut i ett sammanhang.

Arbetstagare kan med andra ord sjukskriva sig under semestern. Sjukanmälan ska göras senast när arbetstagaren återkommer efter semestern. De vanliga reglerna om sjuklöneberäkning, läkarintyg m.m. gäller under sjukskrivningen. 

Utbetalning av semesterlön

Semesterlön ska betalas ut i samband med att arbetstagaren tar ut semester, och inte vid varje månadslön eller dylikt. Om semesterlönen betalas ut löpande kanske arbetstagaren inte har något kvar att leva på när det blir dags för semesterledighet. Det är inte heller tillåtet att avtala om lön inklusive semesterlön. Arbetsgivaren riskerar i det senare fallet att få betala ut semesterlön utöver det belopp som avtalats.

Om semester inte kunnat läggas ut, t.ex. p.g.a. att arbetstagaren varit tjänstledig hela eller större delen av semesteråret, och som inte heller har sparats till ett senare semesterår ska arbetsgivaren betala ut den intjänade semesterlönen för dessa dagar senast en månad efter semesterårets utgång. Semesterlönen beräknas på samma sätt som om semesterdagarna hade tagit ut. Arbetsgivaren ska bara betala ut det antal semesterdagar som tillsammans med antal dagar som tjänats in under intjänandeåret överstiger 25.

Avräkning av förskottssemester

Har en arbetstagare fått förskottssemester, d.v.s. fått semesterledighet med semesterlön utan att ha tjänat in dess betalda semesterdagar, får du som arbetsgivare vid anställningens upphörande endast i vissa fall avräkna förskottssemestern mot semesterersättningen. Det är därför bra att hålla koll på arbetstagares förskottssemester och försöka reglera förskottssemestern redan under anställningens gång.

För att avräkningen ska få ske ska den göras inom fem år från den betalades och anställningen får inte ha upphört p.g.a. arbetstagarens sjukdom, att arbetstagaren haft rätt att häva anställningsavtalet eller uppsägning från arbetsgivarens sida som inte beror på arbetstagaren personligen, utom när uppsägningen sker i samband med konkurs.

Sparade semesterdagar

Arbetstagare har rätt att spara en eller flera semesterdagar av de som är mer än de 20 semesterdagar som arbetsgivaren måste lägga ut under semesteråret. Det är bara betalda semesterdagar som kan sparas.

Det är arbetstagaren som bestämmer vilket semesterår som de sparade dagarna ska tas ut. Ni kan avtala om något annat. Även om ni inte avtalat någon avvikelse från att arbetsgivaren bestämmer vilket år som sparade dagar ska tas ut kan du invända mot att arbetstagaren tar ut de sparade semesterdagarna om det finns särskilda skäl mot att semesterdagarna förläggs då.

Ni kan avtala om hur arbetstagaren ska meddela om sparande och uttag av sparade semesterdagar. Annars gäller att arbetstagaren ska meddela arbetsgivaren om sparande eller uttag av sparade semesterdagar i samband med att de vanliga semesterdagarna förläggs. Du ska som arbetsgivare då ha meddelat hur många vanliga betalda semesterdagar arbetstagaren har eller beräknas få rätt till. Det kan vara praktiskt att ha med uppgift i lönebeskedet om betalda och obetalda semesterdagar som är kvar för semesteråret och sparade semesterdagar.

Vill arbetstagaren ta ut mer än fem sparade ska den läggas ut tillsammans med hela semesterledigheten om ni inte kommer överens om annat. Det innebär att arbetsgivaren kan hindra att arbetstagaren från att spara ytterligare semesterdagar genom att hela semesterledigheten för året läggs ut.

Om arbetstagaren  vill ta ut sparade semesterdagar utan sammanhang med semesterledigheten i övrigt ska denne meddela arbetsgivaren senast två månader i förväg.

Semesterlönen för uttagna sparade semesterdagar beräknas på samma sätt som om de tjänats in under intjänandeåret för semesteråret då de sparade dagarna tas ut. 

Semesterdagarna kan sparas i fem år efter semesteråret. Men om de sparade semesterdagarna inte kan förläggas då kan ni komma överens om att de sparas i ytterligare ett år.

Då anställningen övergår till ny arbetsivare

När anställningen upphör ska arbetsgivaren betala ut semesterersättning utom i två fall dels då anställningen går över till en ny arbetsgivare enligt reglerna om övergång av verksamhet i 6 b § lagen om anställningsskydd och under vissa förutsättningar när en anställd byter till anställning i annat företag inom en koncern. Vid övergång av verksamhet tar arbetstagaren med sig sina rättigheter och skyldigheter till den nya arbetsgivaren. Det innebär att även intjänad semester m.m. följer med anställningen över till den nya arbetsgivaren. För att byte av anställning inom en koncern ska leda till att den nya arbetsgivaren tar över ansvaret för att betala ut intjänad semesterlön m.m. krävs att arbetstagaren meddelat bägge arbetsgivarna att hen vill överföra intjänade semesterförmåner och att semesterersättning inte redan betalats ut. I detta senare fall har den nya arbetsgivaren rätt att få ersättning motsvarande semesterersättningen från den tidigare arbetsgivaren.

När arbetsgivaren gjort fel

Om du som arbetsgivare bryter mot semesterlagens regler kan den arbetstagare som drabbats begära skadestånd för uppkommen skada förutom den semesterlön eller semesterersättning som skulle betalats. Den arbetstagare som vill ha skadestånd, semesterlön eller semesterersättning kan själv eller genom sitt fack kontakta arbetsgivaren med sitt krav.

Kravet preskriberas om inte arbetstagaren väcker talan inom två år från utgången av det semesterår då arbetstagaren skulle fått den förmån som kravet gäller. I mål om semesterlagen ska lagen om rättegång i arbetstvister tillämpas.