Lön och lönesättning

•  Det tillhör vardagen hos varje arbetsgivare att hantera lön och lönefrågor. För de allra flesta arbetstagare är detta centrala frågor.
• Det finns ingen lagstiftning i Sverige som talar om hur mycket lön en arbetstagare ska ha. Löner och lönevillkor finns i kollektiv- eller hängavtal.
• De flesta kollektivavtalen reglerar även hur lönen ska bestämmas och när den årliga löneöversynen ska ske.
• En bra arbetsgivare har en lönepolicy med tillhörande rutiner för hur lönen ska bestämmas och när den årliga löneöversynen ska ske.

I det följande kommer vi översiktligt redogöra för några grundläggande begrepp och tankar kring lönesättning generellt. Tänk dock på att om att du är bunden av ett kollektiv- eller hängavtal måste du följe det som står där. Om du som arbetsgivare vill skriva t.ex. i ett anställningsavtal att du följer ett visst kollektivavtal måste du även ange vad i det kollektivavtalet du följer annars riskerar du att arbetstagarna kan vända det mot dig och påstå att du ska följa allt i avtalet. Lämpligast är då kanske att uttrycka att ni ”följer lönenivåerna i kollektivavtalet” om det är det som avses. Vi har i det följande utgått från att arbetsgivaren inte är bunden av kollektivavtal för att förenkla.

Lönesättning när anställningen påbörjas

När en arbetstagare påbörjar sin anställning bör du ha kommit överens om en ingångslön och hur den ska utbetalas. Det kan vara en timlön som betalas utifrån antalet timmar som den anställde arbetar per vecka eller månad. Eller så kan ni bestämma att arbetstagaren ska få månadslön. Tänk på att du aldrig får avtala om att semesterersättning/lön ska ingå i lönen och att detta gäller även om du avtalar om timlön. Semesterlönen/ersättningen ska alltid redovisas separat. Det är också lämpligt att tala om när och hur lönen revideras på företaget redan när avtal om anställning träffas.

Årlig löneöversyn

Alla arbetstagare förväntar sig att lönen ska revideras åtminstone en gång per år det är praxis i Sverige. Det kan vara bra att ha en policy för när ni ska revidera lönen på företaget som också anger hur det ska gå till.

Ska lönen revideras i samband med nytt kalenderår eller vid senare tillfälle? I de flesta kollektivavtal sker lönerevideringen vid ett fastställt datum och den nya lönen beräknas från det datumet även om inte själva lönerevideringen skett innan. Tänk därför igenom hur du vill ha det på din arbetsplats.

Många arbetsgivare tillämpar procentpåslag på lönen rakt av och då blir lönepåslaget lite olika beroende på vilken lön arbetstagaren har. Det är annorlunda med individuell lönesättning. Nedan förklaras vad som enligt praxis menas med individuell lönesättning kontra generellt påslag. Ett alternativ kan vara att ange lönehöjningen kr per timme eller månad.

Individuell lönesättning eller generella påslag?

En individuell lönesättning är kopplat till arbetstagarens prestationer och bidrag till verksamhetens måluppfyllelse. För att detta ska fungera som tanken är bör arbetsgivaren ha kända lönekriterier att utgå ifrån. För att kunna bestämma hur mycket lönen ska öka behöver arbetsgivaren tänka igenom hur den individuella lönesättningen ska gå till. I praktiken går det oftast till så att arbetsgivaren först fastställer en lönepott som sedan fördelas utifrån arbetstagarnas prestationer. Arbetstagaren har sedan ett medarbetarsamtal där arbetsprestationer och resultat diskuteras och utifrån det hålls sedan ett lönesamtal där själva lönepåslaget diskuteras. Det är du som arbetsgivare som ska motivera grunderna för lönen i dialog med den anställde. För att individuell lönesättning ska fungera behöver du ha ganska långsiktiga lönepolitiska riktlinjer som också är kända och diskuterade med arbetstagarna. Under rubriken individuell lönesättning, hur går det till beskrivs mer ingående hur du kan tänka och förslag till hur du kan göra i praktiken.

För att individuell lönesättning ska fungera behöver du ha ganska långsiktiga lönepolitiska riktlinjer som också är kända och diskuterade med arbetstagarna.

Vid generell lönesättning är det oftast ett fast kronpåslag som alla på arbetsplatsen får. Det vill säga alla anställda får lika mycket i påslag på lönen. Det kan vara utformat som ett påslag per timme eller som ett påslag på månadslönen. Arbetsgivaren eller kollektiv- eller hängavtal bestämmer hur mycket som ska läggas på, lönesamtal eller medarbetar-/utvecklingssamtal är i regel inte en förutsättning för en sådan lönesättning. På arbetsmarknaden idag finns det fortfarande kollektiv- och hängavtal som innehåller generella påslag men de blir allt färre. Det är framför allt inom LO-kollektivet som detta förekommer. I stort sett inget av akademikerförbunden inom SACO eller TCO har generella påslag i sina avtal. Även inom den statliga och kommunala sektorn är det individuell lönesättning som är vägledande.

Många arbetsgivare tillämpar ett procentpåslag på lönen och anser då att det är en form av individuell lönesättning eftersom själva lönepåslaget på en arbetstagare blir lite olika beroende på vilken lön procenten räknas på. Det är inte en individuell lönesättning utan snarare ett sätt för arbetsgivaren att låta förespegla för arbetstagarna att företaget har individuell lönesättning utan att egentligen ha det.

Forskningen visar samstämmigt att en individuell lönesättning oftast motiverar arbetstagarna bättre och prestationerna ökar när arbetstagarna vet att deras insatser och resultat påverkar löneutvecklingen. Även själva löneutvecklingen för den enskilda arbetstagaren påverkas positivt av individuell lönesättning. Förutsatt att det görs på rätt sätt.

Individuell lönesättning, hur går det till?

Nedan beskrivs övergripande hur en individuell lönesättning kan gå till, viktigt att tänka på är att det finns många olika sätt och vår beskrivning är inte allenarådande. Det som kännetecknar en individuell lönesättning är att det finns lönekriterier, medarbetar-/utvecklingssamtal sker regelbundet, lönen fördelas efter prestation och bidrag till verksamhetens mål och sker vanligen i lönesamtal mellan arbetstagarna och arbetsgivaren direkt. Några förutsättningar krävs dock.

För att den individuella lönesättningen ska få denna verkan är det viktigt att företagets kriterier för lönesättning görs kända för arbetstagarna. Ett hjälpmedel i detta kan vara att upprätta en policy för vad som styr lönesättningen, d.v.s. vilka kriterier som är viktiga i bedömningen av arbetstagarens prestationer. För att lönesättningen ska bli väl fungerande i är det dock viktigt att lönepolicyn anpassas till det egna företaget och dess verksamhet.

För att den individuella lönesättningen ska få de positiva effekter som avses är det viktigt att den är väl förankrad på arbetsplatsen. Förankringen av lönepolicyn görs lämpligen både på arbetsplatsmöten och vid medarbetar-/utvecklingssamtal med arbetstagarna.

Genom att diskutera kriterier för lönepolicyn vid medarbetar-/utvecklingssamtal med arbetstagarna får du som arbetsgivaren en direkt koppling till den anställdes utförande av arbetet, arbetsbelastning, eventuella behov av kompetensutveckling eller annat.

Ett led i förankringen av lönepolicyn kan vara att samverka direkt med arbetstagarna kring utformningen av lönepolicyn och lönekriterier.

Medarbetar-/utvecklingssamtal är en förutsättning vid individuell lönesättning. Det är bra om du som arbetsgivare har bestämt vem hos dig som ska genomföra samtalen och att den personen har kunskap att genomföra sådana samtal.

Efter genomförda samtal ska arbetsgivaren bestämma hur mycket i påslag var och en av arbetstagarna ska få. Arbetsgivaren ska då utgå från vad som framkommit i samtalen och om hur väl arbetstagarna når upp till fastställda lönekriterier. Vanligen utgår lönepåslaget från någon form av pott som arbetsgivaren har till förfogande att fördela bland arbetstagarna.

Det är arbetsgivarens ansvar att informera medarbetarna om utfallet av lönefördelningen. Det görs vanligen i lönesamtalet.

Börja med att ta fram lönekriterier. Nedan finner du exempel på hur sådana kan se ut.

Exempel på lönekriterier

Det finns många olika förslag till lönekriterier på arbetsmarknaden och det gäller att du hittar de som passar just din verksamhet. De lönekriterier som arbetstagarna ska bedömas enligt ska vara tydliga och anpassade till verksamhetens krav. I framtagandet av lönekriterier kan följande frågor vara till hjälp:

• Vad ska vi kännetecknas av för att bli framgångsrika?
• Hur ska vi nå ökad lönsamhet?
• Vilka krav ställer det på arbetstagarna?

Nedan föreslår vi hur du kan tänka och ger förslag på kriterier som kan passa många verksamheter. Exemplen är indelade i grupper som avser personliga egenskaper, yrkesmässiga egenskaper, ansvarsmässiga egenskaper samt utvecklande egenskaper.

1. Personliga lönekriterier

Dessa avser att kunna värdera sådana individrelaterade faktorer som tillför företaget ett mervärde. Exempel: förmåga till personlig effektivitet, mångkunnighet och flexibilitet, förmåga att ta ansvar för verksamheten, förmåga till helhetssyn, idérikedom, initiativförmåga, pedagogiska färdigheter, samarbetsförmåga och förmåga att entusiasmera andra.

2. Yrkesmässiga kriterier

Kriteriet avser att mäta kunskaper, färdigheter och erfarenheter som är direkt kopplade till yrkesrollen. Exempel: god branschkännedom, språkkunskaper, pedagogiska färdigheter, noggrannhet och servicekänsla. Använder medarbetaren sina kunskaper, färdigheter och erfarenheter för att förbättra förutsättningarna för verksamheten? Delar han/hon med sig av sina kunskaper och erfarenheter?

3. Ansvarskriterier

Dessa avser att mäta ansvar som ingår i befattningen. Här kan faktorer som arbetsuppgifternas svårighetsgrad och ansvar som följer därav vägas in. Tar medarbetaren ansvar för ålagda arbetsuppgifter och fattade beslut? Exempel på ansvar inom befattningen är inköp, beställning, kvalitetskontroll, planering, jour och arbetsledning. Kriteriet avser även att mäta ansvar som normalt inte ingår i befattningen, men som avgränsar sig till den egna arbetsinsatsen. Det kan handla om att ta ansvaret för ett speciellt arbetsområde eller en arbetsuppgift som t.ex. säkerhet och arbetsmiljö.

4. Utvecklingskriterier

Kriteriet avser att mäta individens utveckling av kunskaper och färdigheter, relevanta för verksamheten. Exempel: att individen utvecklar sin skicklighet genom utbildning eller praktik.

Lämpligt kan vara att du börjar med att börjar med att formulera och fastställa 1-2 kriterier per grupp som du anser är viktiga för din verksamhet. När du har fastställt vilka lönekriterier som du vill använda ska du värdera dem i din verksamhet, vad är viktigast att arbetstagarna bidrar med? I medarbetarsamtalen utgår du sedan från vad du har bestämt när du genomför medarbetar-/utvecklingssamtalen.

Bestäm sedan utifrån företagets lönsamhet och arbetstagarens insatser vad du vill ge varje arbetstagare i lönepåslag utifrån den eventuella pott du har räknat fram och ur vilken du ska fördela lönepåslag d.v.s. hur mycket varje arbetstagare ska få. Under rubriken lönepott får du exempel på hur du kan räkna fram en pott. Men först går vi igenom exempel på vad ett medarbetar-/utvecklingssamtal är.

Medarbetar-/utvecklingssamtal

För att bli en god arbetsgivare är det praxis att idag att hålla regelbundna medarbetar-/utvecklingssamtal med dina arbetstagare. Detta oavsett om du fördelar lönen generellt eller individuellt. Men vid individuell lönesättning är det en förutsättning. De flesta kollektiv- eller hängavtal innehåller skrivningar om detta. Ett väl genomfört medarbetar-/utvecklingsavtal är värdefullt för arbetsgivaren och för arbetstagaren. I det följande kallar vi det för medarbetarsamtal.

De främsta syftena med ett medarbetarsamtal är att fastställa och följa upp den enskilde arbetstagarens utveckling och att ge både arbetstagaren och arbetsgivaren möjlighet att lämna feedback i mer strukturerad form. Medarbetarsamtalet som genomförs vid individuell lönesättning är ett led i den årliga löneöversynen.

Det finns inga exakta mallar för hur ett medarbetarsamtal ska genomföras.

Det finns inga exakta mallar för hur ett medarbetarsamtal ska genomföras. Grunden för ett lyckat medarbetarsamtal är att det förbereds, genomförs och följs upp enligt en väl fastlagd struktur som passar verksamheten. Här kan exempelvis företagets lönekriterier vara till hjälp.

Det är bra om du för anteckningar under medarbetarsamtalet så att du sedan kommer ihåg hur arbetstagaren svarar upp mot de lönekriterier du har satt upp. Det kan också vara bra att låta arbetstagaren ge feedback på dig som chef/arbetsgivare, att ni diskuterar eventuella kompetensutvecklingsplaner eller förändrade arbetsuppgifter i ett medarbetarsamtal. Glöm heller inte bort arbetsmiljöfrågorna, d.v.s. hur trivs arbetstagaren, arbetsredskap, fysisk arbetsmiljö och arbetsbelastning etc.

Lönesamtal

De flesta arbetsgivare meddelar vilket lönepåslag en arbetstagare får i ett lönesamtal. Det kan ske på många sätt och en del ser detta som en slags förhandling mellan arbetsgivaren och arbetstagaren om vilket lönepåslag arbetstagaren ska ha.

Exempelvis är det vanligt att akademikerförbunden inom SACO rekommenderar sina medlemmar att lönesamtalet är en möjlighet för arbetstagarna att förhandla om sin lön. Det betyder att du som arbetsgivare måste bestämma dig för hur ditt lönesamtal ska gå till på din arbetsplats och meddela arbetstagarna hur. Annars finns det en risk för att ni har olika syn på vad lönesamtalet ska innehålla och hur det ska gå till.

Även vid generella påslag är det arbetsgivaren som ska meddela vilket påslag en arbetstagare får och det sker också vanligen i ett lönesamtal som är något annorlunda än vid individuell lönesättning. Detta eftersom vid generella påslag får alla arbetstagare lika mycket i lönepåslag och då är lönesamtalet förenklat i den form att arbetsgivaren oftast bara meddelar vilket påslag arbetstagaren fått.

Generellt lönepåslag

Det finns många orsaker till att välja generella lönepåslag som till exempel att alla arbetstagare gör samma saker och att det ur rättvisesynpunkt är bättre om alla får lika mycket. Vissa kollektiv- och hängavtal innehåller också att det ska vara generella påslag även om de blir färre och färre.

Ett generellt lönepåslag är oftast ett krontalspåslag i form av timlön eller påslag på månadslönen med ett fast belopp. Antingen räknas detta påslag fram på liknande sätt som vid individuell lönesättning men potten fördelas lika för alla.

Ibland sneglar arbetsgivare utan avtal ändå på kollektivavtalen när de bestämmer den årliga löneökningen utan att för den skull vara bundna av avtalet. Det är helt i sin ordning men en god arbetsgivare har ändå en egen tanke med vad de vill med den årliga löneökningen och det är inte fel att räkna ut en pott som sedan fördelas bland de anställda. Nedan får du tips på hur du kan räkna ut hur du fastställer en enkel pott som du kan använda för löneöversyn.

Beräkning av lönepott

På svensk arbetsmarknad är det vanligt att lönerevisionen och den s.k. pottberäkningen stadgas i kollektiv- och hängavtal. Det hindrar dock inte att du som arbetsgivare utan avtal kan använda dig av samma principer. Nedan följer en vanlig metod som brukar tillämpas i många kollektivavtal för att fastställa den årliga potten och räkna ut hur mycket lönepåslag en arbetstagare ska få.

När månadslönerna är framräknade summerar du alla lönerna. Den summa du får fram tar du sedan en viss procent på, exempelvis 2 %. Resultatet du får utgör sedan själva potten d.v.s. det du har att fördela på arbetstagarna vars löner ingår i beräkningsunderlaget. Se exempel nedan,

Exempel 1:

Du har fem arbetstagare, alla är anställda på heltid och har följande månadslöner: 22 000 kronor, 21 500 kronor, 24 000 kronor, 22 500 kronor och 21 800 kronor. Sammanlagda månadslöner blir 111 800 kronor. du har bestämt dig för att följa ett kollektivavtal som i år har ett påslag på 2 %. Formeln blir då som följer 111 800 kronor* 2 %= 2 236 kronor att fördela. Antingen fördelas detta lika för alla s.k. generellt påslag eller via individuell lönesättning. Vid generellt påslag blir resultatet att alla får 447, 20 kronor i månaden i påslag.

Exempel 2:

Du har fem arbetstagare alla har 128 kronor i timmen. Beroende på hur mycket de arbetar blir månadslönen olika. Men i exemplet har vi bestämt att alla arbetar heltid för att förenkla. Börja med att räkna om timlönen till månadslön, 128 kronor * 173 (vid heltid) = 22 144 kronor. Ta sedan 22 144 kronor * 5 = 110 720 kronor. Ta sedan beloppet multiplicerat med den procentsats du valt, exempelvis 2 %. 110 720* 2 % = 2 214, 40 kronor att fördela genom generell fördelning eller individuellt. Vid generell fördelning delas beloppet lika. Det vill säga 442,88 kronor. Arbetsgivare som inte är bundna av kollektivavtal kan välja att avrunda beloppet om de vill.

Exempel 3:

Lika som ovan förutom att arbetsgivaren vill dela detta som ett timpåslag i stället. 110 720 kronor * 2 % = 2 214, 40 delat med 173. Då blir timpåslaget 12,80 kronor per timme.

Fördelning av pott vid individuell lönesättning

För att fördela potten vid individuell lönesättning behöver du fundera över följande. När du hållit medarbetar-/utvecklingssamtalen framkom det att arbetstagarna uppfyllde lönekriterierna olika bra beroende på deras personliga insatser och bidrag. Du behöver då göra en bedömning som arbetsgivare vem som bäst uppfyllde lönekriterierna och vem som inte nådde upp till det som du värderade högst. Sedan tar du den pott du bestämt dig för att använda och fördelar den på arbetstagarna efter din bedömning.

Tänk på att de allra flesta arbetstagare förväntar sig någon löneökning och om du avser att ge en eller flera arbetstagare noll kronor eller väldigt lite i lönepåslag är det än viktigare att de själva förstår varför och att du då kan falla tillbaka på dina policydokument, lönekriterier och medarbetar-/utvecklingssamtal när du meddelar arbetstagarna om vilket lönepåslag de får.

En god arbetsgivare ägnar tid åt att förklara och ger sina arbetstagare tid att förstå och ta till sig vilket lönepåslag de får.

En god arbetsgivare ägnar tid åt att förklara och ger sina arbetstagare tid att förstå och ta till sig vilket lönepåslag de får. Är det taget ur luften och inte följer riktlinjer och policys riskerar du att skapa ett starkt missnöje med din lönesättning som inte alls bidrar till verksamhetens utveckling eller att arbetstagarna lägger manken till och hugger i när det behövs. Lönesättningen måste uppfattas som rättvis och inte godtycklig även vid individuell lönesättning annars är risken att det får motsatt effekt.

Rätt till skriftlig information anställningsvillkor och motivering tidsbegränsad anställning och deltid 

Arbetstagare har rätt att få skriftlig information om anställningens grundläggande villkor. Detta kan göras i anställningsavtalet. De som redan var anställda den 29 juni 2022 när kravet på skriftlig information utökades kan begära att få kompletterande skriftlig information. Du hittar Företagarnas mall för sådan skriftlig information här: Mall. 

Om du som arbetsgivare ändrar något grundläggande anställningsvillkor ska du lämna skriftlig information om detta även om ni är överens om förändringen. Du kan läsa mer om vad du måste lämna skriftlig information om i avsnitt 3.4. Informationen ska lämnas så snart som möjligt och senast den dag som ändringen börjar gälla. 

Arbetsgivare som vill ändra anställningsvillkoren ska informera och förhandla med facket före förändringen. Du kan läsa mer om omreglering av anställningsvillkoren och de regler som gäller för särskilda turordningsregler här

Om en anställd med tidsbegränsad anställning begär att få annan anställningsform eller om en deltidsanställd begär högre sysselsättningsgrad ska du som arbetsgivare lämna ett skriftligt svar med motivering. Det är bara den som varit anställd minst sex månader och inte är provanställd som har rätt till sådant svar. Svaret ska lämnas inom en månad och vara motiverat. Du är som arbetsgivare bara skyldig att lämna sådant svar igen inom tolv månader efter att den anställde fått skriftligt svar på begäran av motivering av anställningsform eller sysselsättningsgrad.  

Skäl för att inte gå med på begäran om annan sysselsättningsgrad eller anställningsform kan t.ex. vara att det inte finns någon sådan ledig tjänst eller att annan anställd har företrädesrätt till sådan ledig tjänst. Du hittar mall för svar här: Mall.