Beredskap för krig och kriser för dig som företagare

Det mesta är enkla saker som du förmodligen redan har koll på men kanske borde dokumentera. Andra saker är mer omfattande, men kan vara bra för företaget att göra även om det inte är en akut kris skapade av väder, virus eller krig.

Det förändrade säkerhetsläget i Sverige och Europa har ökat behovet av beredskap även för företag. En kris behöver inte vara krig, även vid kriser som pandemier, översvämningar, bränder, elavbrott, cyberattacker eller en allvarlig händelse på arbetsplatsen kan verksamheter påverkas kraftigt och det är bra att vara förberedd. Det minskar riskerna, sänker kostnaderna och säkerställer att verksamheten kan fortsätta även under svåra förhållanden.

Fem viktiga steg för att stärka företagets krisberedskap

1. Börja med en risk- och sårbarhetsanalys

En risk- och sårbarhetsanalys kan du göra genom att gå igenom verksamhetens alla in- och utgående fakturor senaste året, se över system, licenser och rutiner för att identifiera hot och risker som kan påverka verksamheten. Om du har en fysisk verksamhet, gå igenom lokaler och fordon och se vad du hittar. Exempel kan vara el- och vattenbrist, kyla, värme, uteblivna leveranser, smittor, IT-attacker eller personalbrist.

• Bedöm vilka affärskritiska funktioner som måste upprätthållas, vad är det mest prioriterade i en krissituation?
• Vilka kunder kommer du ha, vilka försvinner och tillkommer? Kan din verksamhet eller kompetens bli beordrad till beredskap?
• Lager, djur, fordon och maskiner – vad behöver du för lösningar där?
• Kartlägg beroenden av leverantörer, infrastruktur och kommunikation som kan påverkas i en kris.
• Kom ihåg att se över riskerna under årets alla väder.

2. Skapa en plan för hur du ska hantera risker och utmaningar

Du kommer inte kunna hantera allt men skriv ner de saker som du kan lösa. En annan viktig aspekt är hur fort du kan få en plan B på plats. Behöver du skriva avtal eller ha en plan för det redan nu?

• Beskriv hur verksamheten kan drivas vidare vid elavbrott, nätverksproblem eller andra störningar.
• Säkerställ alternativa leverantörer och backup-lösningar för kritiska resurser.
• Se över möjligheten att ha reservkraft, nödvatten och andra viktiga förnödenheter som behövs i din verksamhet.
• Du behöver också tänka på de riktigt jobbiga sakerna som om du eller annan nyckelperson inte är tillgänglig, vad händer då med din plan?

3. Skydda företagets information och system

Cyberbrott och liknande är också allvarliga incidenter som du kan skydda dig emot. Även här behöver du fundera över vad som händer om du eller andra nyckelpersoner inte är tillgängliga, bygger din säkerhetslösning på dig kanske den inte är så säker?

• Stärk cybersäkerheten genom att använda starka lösenord, multifaktorautentisering och regelbundna säkerhetsuppdateringar.
• Ha en tydlig strategi för att hantera cyberattacker och informationsläckor.
• Säkerhetskopiera affärskritiska data och förvara kopior på olika platser.
• När du har gjort allt detta – se också till att det förvaltas och uppdateras.
• Hur ofta behöver lösenord, säkerhetsuppdateringar och backuper göras för att du ska vara på den säkra sidan? 

4. Utbilda personalen och ha en tydlig kommunikationsplan

Om du har anställda eller kompanjoner behöver de förstås involveras i företagets krisplanering. Liksom företagets styrelse, din redovisningsbyrå och andra partners som sörjer för drift och underhåll.

• Se till att alla anställda vet vad de ska göra vid en kris.
• Detsamma gäller styrelsen, din redovisningsbyrå och andra partners som skulle påverkas av en kris.
• Tänk på att ha viktig information tillgänglig och lättläst i en akut situation så du, anställda, blåljuspersonal och andra kan komma åt den.
• Ha en uppdaterad kontaktlista för snabb kommunikation med personal, kunder och samarbetspartners.
• Öva minst en gång om året genom att genomföra krisövningar och scenarioplanering.
• HLR – hjärt- och lungräddning, hjärtstartare och förbandslåda. Glöm inte att ha en plan även för det och passa på att se över förråd och utbilda när du gör en krisövning.

5. Samverka med myndigheter och andra aktörer

MSB, din kommun och andra myndigheter har en viktig roll när krisen är ett faktum. Håll dig uppdaterad och samarbeta.

• Följ rekommendationer från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och andra relevanta organisationer.
• Gör uppdateringar och andra förberedelser som systemleverantörer och myndigheter påminner om.
• Samarbeta med andra företag och branschaktörer för att stärka motståndskraften och hjälpas åt.

Här hittar du mer information

MSB har omfattande vägledningar och checklistor för företag som vill stärka sin beredskap. Besök www.msb.se för mer information och praktiska verktyg för kris- och kontinuitetshantering. Genom att ta dessa steg kan företag bättre rusta sig för framtida utmaningar och bidra till samhällets totala motståndskraft.