Vad du kan använda ChatGPT till i ditt företag

Om du inte har testat att prompta än, är semesterschema, kvalitetspolicy och arbetsmiljödokumentation en bra start.

Några enkla steg för att komma igång med chat-gpt i ditt företag.

Få saker stressar småföretagare så mycket som rapportering och dokumentation. En AI-chattbot kan kanske bli stressad av negativa nyheter, men när det gäller att skapa semesterscheman, kvalitetspolicys och arbetsmiljödokumentation kan den vara till stor hjälp.

Att använda AI för den här typen av uppgifter kan kännas som en genväg – och det är det också. Men snarare än fusk, är det ett effektivt sätt att spara tid och säkerställa att allt blir rätt formulerat.

För att AI ska kunna hjälpa dig på bästa sätt behöver du lära dig att ställa rätt frågor ("prompta"). Här går vi igenom några vanliga användningsområden där ChatGPT redan hjälpt många småföretagare för att du ska förstå principen för att prompta och kan anpassa den efter ditt företag.

Viktigt! Så skyddar du din information

En bra tumregel är att bara dela sådant du hade kunnat posta i sociala medier eller skicka ut till alla kunder i ett e-postutskick. Dela därför aldrig:

Personuppgifter (namn, personnummer)
Specifika avtalsvillkor eller parternas namn i avtalet
Företagshemligheter

1. Semesterplanering – få rätt bemanning på plats

När du ska göra en prompt för ett semesterschema, börja med att:

Samla in semesterönskemål
Ange vilka perioder ni behöver bemanna
Beskriv om vissa uppgifter kräver speciell kompetens eller ålder
Lägg in allt i ChatGPT och be om hjälp att skapa ett schema.
Använd A, B, C istället för personnamn.

Exempel på en bra prompt:
"Hej, jag behöver hjälp att skapa en semesterplanering för mitt företag. Vi följer svensk lag och alla har rätt till minst fyra veckors semester, men alla vill inte ta ut den sammanhängande. Vi har öppet sex dagar i veckan: måndag–fredag 10–19, lördag 11–18. Minsta bemanning är tre personer på vardagar (varav en i kassan) och fem personer fredag–lördag (varav två i kassan). Kassapersonal måste vara minst 18 år. Kan du göra en plan utifrån dessa förutsättningar?"

Resultat:
När AI har bearbetat informationen får du ett färdigt schema som du kan justera vid behov. Exempel på hur schemat kan se ut hittar du här.

Inte nöjd med resultatet? Använd vår mall för att planera semesterledigheterna på ditt företag.

Här kan du räkna ut semesterlön och semesterdagar, våra verktyg är gratis att använda.

2. Kvalitetspolicy – enkel dokumentation för småföretag

Många småföretagare har ett bra kvalitetsarbete, men saknar en skriftlig kvalitetspolicy – något som kan krävas vid offentliga upphandlingar och större avtal. Här kommer exempel på hur du kan prompta en kvalitetspolicy, här har vi testat en annan metodik för att prompta så du får en chans att testa flera.

Ett sätt att få hjälp är att be AI guida dig genom processen istället för att direkt be om ett färdigt dokument.

❌ Dålig start på prompten: "Skriv en kvalitetspolicy åt mig."
✅ Bra början på en prompt: "Hej, jag behöver skapa en kvalitetspolicy. Vad behöver du veta för att hjälpa mig?"

Resultat: AI kommer då be dig om mer information som:

Din bransch & dina tjänster
Vad kvalitet betyder för dig
Hur ni hanterar kundnöjdhet & förbättringar generellt
När du svarat, kan ChatGPT sammanställa en färdig kvalitetspolicy åt dig.

Om du inte är nöjd med resultatet så fortsätt att ställa frågor och be om ändringar. Det är så du skapar en riktigt vass prompt som förstår vad du vill, hittar rätt tonalitet och fakta. En bra sak att få med är exempelvis att ange vilken marknad det gäller så reglerna du ska följa gäller rätt land.

Här hittar du Företagarnas färdiga mallar som du kan använda. Kom ihåg att som medlem i Företagarna kan du alltid ringa och rådge med våra jurister.

3. Arbetsmiljödokumentation – så kommer du igång

När du har anställda och ska dokumentera arbetsmiljöarbetet och göra riskbedömningar kan det vara bra med lite konkret vägledning. Vet du inte var du ska börja? Då är första steget att fråga ChatGPT och ställa stora och öppna frågor. Du behöver inte tänka på om du har information på olika språk eller typsnitt eller att du kanske är dålig på att stava, allt det kan du få hjälp med.

Exempel på en prompt:
"Hej, jag behöver dokumentera arbetsmiljön för mitt företag. Vad behöver jag ha med?" ChatGPT kommer sen att guida dig genom att be om information om detta:

Företagsinformation (lokaler, arbetsuppgifter, risker)
Ansvarsfördelning (vem ansvarar för arbetsmiljön?)
Riskbedömning (vilka risker finns och hur hanteras de?)
Säkerhet & hälsa (brandskydd, första hjälpen, utbildning)
Uppföljning & förbättring (hur ofta görs granskning?)

Tips 💡Använd samma prompt hela tiden, så ChatGPT minns sammanhanget. Genom att återkomma till samma prompt i samma ämne så bygger du upp vad du vill och slipper upprepa informationen du vill att prompten ska utgå ifrån.

4. Affärsplan & strategisk planering

Behöver du en affärsplan för att söka finansiering eller expandera? AI kan hjälpa dig att få med alla delar och skapa en tydlig struktur. Även här rekommenderar vi att du jobbar med öppna frågor och låter ChatGPT hjälpa dig med vad du ska göra och sen gör ni innehållet tillsammans.

Bra start på prompten:
"Hej, jag ska göra en affärsplan för en ny produkt vi vill lansera. Vad ska vara med i en affärsplan?" Därefter kan du stegvis fylla på med information och be om hjälp att skriva specifika avsnitt.

5. Jämföra avtal & leverantörer

När du ska jämföra avtal kan ChatGPT hjälpa dig att sammanställa och analysera skillnader mellan olika leverantörer. Du kan ta mailkonversationer, dokument, webblänkar och lägga i en och samma fråga, mer förarbete än så behövs inte.

Lägg in avtalen (utan företagsnamn, parternas namn och annan känslig information)
Be AI sammanställa en jämförelse av villkor & priser
Du kan också berätta vad du har för villkor, dina krav på avtalet och be ChatGPT se om avtalet matchar dina krav.

Tips 💡 Fråga om en marknadsanalys – ofta får du insikter om andra aktörer, marknaden och möjligheter du kanske ännu inte upptäckt.

Sammanfattning

Att använda ai-botar som ChatGPT kan spara tid, ge bättre struktur och hjälpa dig att uppfylla lagkrav – men du måste ge rätt information för att få bra svar.
Formulera din fråga tydligt (ex: "Vad ska en kvalitetspolicy innehålla?")
Ge AI tillräckligt med information (men ta bort känsliga uppgifter!)
Håll dig till samma prompt – då minns AI sammanhanget
Med rätt prompts kan du få hjälp med allt från semesterscheman till affärsplaner.

PS. Vill du veta vad som stressar en chat-bot?
Läs mer: NY Times: Digitala terapeuter och AI-stress