Lämna inte ut dina uppgifter i onödan – täpp till säkerhetshålen!

Självklart ska du som företagare och ditt bolag vara sökbart för kunder och leverantörer. Du vill synas när någon letar efter dina tjänster och produkter. Med några få knep kan du behålla synligheten men öka säkerheten.

Var försiktig med att lämna ut uppgifter

Bedragare använder ofta enkla knep för att lura till sig person- eller bolagsuppgifter. Exempelvis; någon repar din bil och lämnar en lapp med kontaktuppgifter. När du ringer erbjuder de att lösa problemet med en Swish-överföring mot att du öppnar ditt bank-ID.

Ett säkrare sätt att lösa detta

• Be om att hantera skador genom ditt försäkringsbolag eller be personen att du får maila ett bank-giro eller ett swishnummer där de kan sätta över en summa ni kommit överens om.
• Lämna aldrig ut dina personliga eller företagsrelaterade uppgifter via telefon eller mejl utan att vara säker på vem du har att göra med.

Kontrollera och begränsa offentliga uppgifter

Offentliga register och sajter som allabolag.se, fordonsregistret och Bolagsverket kan vara en guldgruva för bedragare men det finns flera sätt att öka säkerheten i offentliga register för ett företag.  På många offentliga sajter hos myndigheter kan du själv begränsa vilken information som visas och hos Bolagsverket kan du aktivera spärrar för att skydda ditt företag från obehöriga ändringar – helt kostnadsfritt löser du det här. 

Gör så här:

• Kontrollera din företagsprofil på Bolagsverket och andra offentliga register regelbundet, se till att du har rätt inställningar och vilka uppgifter som är synliga för andra.
• Aktivera säkerhetsfunktioner, som bank-ID-krav för ändringar på Bolagsverket.
• Skaffa en digital myndighetsbrevlåda så du snabbt får meddelande som rör ditt företag exempelvis ändrad adress eller kontaktperson och på så vis kan ingen heller ställa om din post till annan adress.
• Besök fordonsregistret, UC, allabolag.se och andra sidor som kanske finns för din bransch och se över vilka uppgifter som visas offentligt. 

Skydda extra känslig information

Uppgifter som du behöver ha extra kontroll på är personnummer, registreringsnummer och organisationsnummer som kan användas för att skapa falska identiteter och exempelvis ingå avtal eller göra köp i ditt företagsnamn. Det gäller uppgifter både för styrelse, styrelsens medlemmar, ägare, vd, anställda och konsulter. Men du behöver också vara extra försiktigt när du hanterar personuppgifter för kunder och leverantörer, dels för GDPR men också för säkerheten.

Undvik att dela personnummer i onödan och följ detta: 

• Förvara dokument och digitala filer säkert, med lösenord eller tvåfaktorsautentisering.
• Ha hellre uppgifter på en säker plats med inlogg endast för de som ska komma åt uppgifterna i stället för att dela personuppgifter via mail och Messenger för event, kundtjänst och liknande.
• Om du ska dela uppgifter se till att exempelvis de fyra sista siffrorna är borta, dolda eller omskrivna.

Registreringsnummer på fordon

Det går att få ut information med hjälp av ett registreringsnummer på en bil, fyrhjuling och andra fordon. Som privatperson kan du nixa dina uppgifter. Det kan det stoppa en kartläggning som kan leda till inbrott, stölder, bedrägerier och ingånga avtal. Vem står på företagets bilar, namn och adress och vilka uppgifter är officiella i fordonsregistret? Läs mer här och nixa dina uppgifter. 

Organisationsnummer

Utöver det som vi redan tagit upp, att skydda sitt organisationsnummer i offentliga register så kan du också ta kontroll över vilka register som ditt organisationsnummer syns i. 

Du kan tacka nej till att synas eller välja över vilken information som visas om ditt bolag genom att kolla på stora webbplatser där man kan söka information om organisationsnummer.

Inför säkerhetsrutiner på företaget

Små åtgärder kan göra stor skillnad för att minska riskerna. Framförallt är det extra viktigt att påminna om säkerhetsrutiner inför stora ledigheter som sommar, jul, sportlov och påsklov. Då ökar möjligheterna att ett falskt mejl eller samtal råkar glida igenom och verkställs.

• Säkerhetsfrågor: Inför en rutin där ni alltid verifierar varandra vid känsliga beslut, exempelvis mellan Vd och ekonomiavdelningen, mellan kompanjoner, mellan styrelse och vd.
• Begränsa ekonomiska transaktioner: Sätt maxgränser för Swish, uttag och kreditkort. Detta minskar risken för stora förluster vid bedrägerier.
• Firmatecknarens ansvar: Se till att det är tydligt vem som har rätt att teckna avtal eller hantera företagskonton. Det kan vara enkelt att ha en enskild firmatecknare men samtidigt minskar säkerheten för ditt företag.
• Se till att ni använder bank-id som identifiering för alla tjänster som har den möjligheten.
• Vissa roller är ett större säkerhetshot än andra och där behöver du ha extra säkerhet för att slippa bedrägerier via mejl, telefon, sms och andra meddelande funktioner. Vd, styrelse, revisor, jurist, ekonomi, ledningsgrupp är roller där du kan behöva lägga till extra skydd i programvaror för att inte bedrägerier ska nå anställda.
• Hot och utpressning är också säkerhetshot man kan förebygga genom att ha rutiner för styrelse och ledningsgrupp. Prata med anställda om detta så alla känner att tröskeln är låg för att tidigt lyfta när sådan händer.
• Bygg in säkerhet i rutiner så kommer det av sig själv. När företaget köper en ny bil, får en nyanställd, skaffar ett nytt system, får en ny kund eller leverantör – vilka av era säkerhetsrutiner är då viktigast att ni får med?

Investera i säkerhetsutbildning

Kunskap är ett av de bästa verktygen mot bedrägerier. Med rätt utbildning kan du och dina medarbetare lära er att känna igen falska mejl, misstänkta meddelanden och andra vanliga knep.

Så ka ndu gå säkerhetsutbildningar med en liten budget

• Delta i IT-säkerhetsutbildningar som fokuserar på praktiska scenarier, exempelvis hur bedragare utformar e-post och sms.
• Lär er nudging-tekniker för att identifiera risker innan det är för sent. Det finns kurser man kan köpa in som alla anställda måste gå varje vecka, de görs oftast via länk och tar 3–6 minuter per tillfälle.
• Om du inte har tid eller råd med ovan så följ Polisen och andra pålitliga källor som dels ofta är ute i tid och påminner om när bedrägerierna ökar men också ger goda exempel på säkerhetshål via klipp på Youtube, poddar eller liknande. 
• Säkerhetskollen. se är ett bra verktyg som är helt gratis från SSF på uppdrag av MSB för att öka säkerheten i små- & medelstora företag, här hittar du funktioner och information du har stor nytta av för att öka din säkerhet.
• Lägg till en rutin på veckomötet eller lägg påminnelser i din kalender och påminn varandra om vad ni ska göra för att hålla en hög säkerhet olika tider på året. Exempelvis att kolla av dina uppgifter och inställningar hos Bolagsverket och andra register.

 Använd Företagarnas cyberskydd

Som medlem i Företagarna har du tillgång till vårt Cyberskydd, en förmån som hjälper dig att hantera cyberhot och säkerhetsrisker.

• Få stöd vid cyberattacker eller dataintrång.
• Lära dig mer om hur du skyddar ditt företag digitalt.

Läs mer om cyberskyddet här och kom igång idag!

Till sist: Lita inte blint på allt du ser

Oavsett om det är en lapp på vindrutan, ett e-postmeddelande eller ett telefonsamtal, tänk kritiskt och agera försiktigt. Bedragare spelar ofta på din vilja att hjälpa eller lösa problem snabbt – ta dig tid att verifiera innan du agerar.

Med ovan rutiner och verktyg kan du stärka ditt företags säkerhet och hålla bedragarna borta.

Behöver du fler tips eller vill veta mer om våra medlemsförmåner? Kontakta oss på Företagarna – vi finns här för att hjälpa dig!