När man behöver utesluta en styrelsemedlem

En styrelse bär ett stort ansvar för företagets verksamhet, och varje ledamot har ett juridiskt ansvar för sina handlingar. Om en person i styrelsen uppvisar olämpligt beteende eller agerar på ett sätt som kan skada företaget, är det viktigt att agera snabbt och korrekt för att skydda företaget och de övriga ledamöterna.

Bedöm situationen noggrant

Börja med att identifiera orsaken till varför personen behöver uteslutas och följ sen nedan steg för att inte missa något som kommer få stor betydelse längre fram. Exempel på vad som kan vara en giltig orsak till att utesluta en styrelsmedlem är: 

• Oetiskt eller olagligt beteende.
• Handlingar som riskerar företagets ekonomi eller rykte.
• Bristande deltagande eller förmåga att fullgöra sina styrelseuppgifter.

Kontrollera bolagsordningen och aktiebolagslagen

Gå igenom företagets bolagsordning för att förstå vilka regler som gäller för att avsätta en styrelseledamot. Enligt aktiebolagslagen kan styrelseledamöter avsättas av bolagsstämman, eftersom det är stämman som väljer styrelsen.

Det är styrelsen som sammankallar till bolagsstämman. Men en revisor i bolaget eller ägare till minst en tiondel av samtliga aktier i bolaget kan skriftligen begära att en extra bolagsstämma ska sammankallas för att behandla ett angivet ärende till exempel avsättande av en styrelseledamot.

Sammankalla en extra bolagsstämma

Om det är brådskande att avsätta personen kan du göra följande: 

•  Styrelsen kan kalla till en extra bolagsstämma med frågan om att avsätta ledamoten på dagordningen.
• På bolagsstämman kan aktieägarna rösta om att avsätta ledamoten och välja en ersättare vid behov.
• Till en bolagsstämma i ett mindre företag kommer styrelsen och ägare, ibland kan även revisor, ledningsgrupp och jurist medverka men det är inget måste.
• Om någon aktieägare inte kan medverka kan man lämna in en fullmakt och ge sina aktiers röster till ett ombud.

Följ en korrekt och juridisk process

För att undvika potentiella rättsliga problem bör du vara korrekt och följa de juridiska processer som finns. Här är några råd för att följa rätt väg:  

• Dokumentera alla beslut och grunder för att avsätta personen, få med datum och medverkande. 
• Dokumentera dialoger, alla möten, alla utskick och steg ni tar med styrelsen. Var noga med datum och medverkande.
• Undvik att fatta informella eller odemokratiska beslut.
• Säkerställ att alla aktieägare informeras korrekt och att processen följer bolagets bolagsordning.

Förstå styrelsens ansvar

Kom ihåg att hela styrelsen är solidariskt ansvarig för styrelsens beslut och handlingar. Om en ledamot agerar på ett sätt som riskerar företagets ekonomi eller juridiska ställning, kan övriga ledamöter bli medansvariga om de inte agerar. Här är vad du kan göra för att agera enligt styrelsens ansvar: 

• Diskutera situationen öppet i styrelsen och dokumentera era beslut.
• Vid misstanke om brott eller om situationen innehåller hot bör detta omedelbart rapporteras till polisen. Polisanmälan gör du här.
• Ha som styrelseledamot ordentlig kontroll på bolagets ekonomi för att kunna se till att det till exempel upprättas en kontrollbalansräkning om halva aktiekapitalet är förbrukat eller andra åtgärder måste vidtas. Detta för att hindra att du får ett personligt betalningsansvar för bolagets skulder eller kan få krav på skadestånd.

Förebygg framtida problem

För att minska risken för att du ska få problem med din styrelse och vara steget före finns det några saker att tänka på. Även när styrelsen består av vänner, släkt och partners behöver du förebygga och agera. 

• Utför bakgrundskontroller på nya styrelsemedlemmar, inklusive kontroll av referenser och eventuella juridiska anmärkningar. Dokumentera.
• Se till att det finns en policy för etiska riktlinjer och förväntningar på styrelseledamöter som varje styrelsemedlem skriver under på. Läs igenom den några gånger om året med hela styrelsen.
• Utbilda styrelsen om deras ansvar och skyldigheter enligt lag så alla är införstådda i ansvarsfördelningen mellan styrelse, vd och revisor. Det finns kurser hos Företagarna och andra organisationer som ofta är gratis. Men även att ta in en extern utbildare för din styrelse kan vara värt kostnaden.