Så skyddar du styrelsearbetet från säkerhetsrisker

Styrelsearbetet är en av företagets viktigaste funktioner, men det är också ett område där säkerhetshot och brott kan slå hårt mot verksamheten. Här får du en guidande artikel till hur du förebygger och hanterar risker i styrelsearbetet – och hur du skapar en trygg och effektiv styrelse.

Identifiera säkerhetshålen i styrelsearbetet

• Det finns flera vanliga situationer som kan bli säkerhetsrisker.
   Penningtvätt: Risk uppstår när leverantörer eller samarbetspartners upphandlas utan att en noggrann kontroll genomförs.
• Hyres- och långsiktiga avtal: Avtal kan innehålla bindande klausuler som inte är till företagets fördel.
• Samarbeten med myndigheter: Bedrägeriförsök kan ske genom falska fakturor eller manipulation i samband med avtal med exempelvis Arbetsförmedlingen.

Praktiska åtgärder för att säkra styrelsearbetet

Genom att göra regelbundna granskningar av styrelsearbetet och styrelsen kommer du höja säkerheten.

• Kontrollera alla styrelseledamöters ekonomiska och juridiska bakgrund regelbundet. Du kan prenumerera på uppgifter från UC och liknande företag som kommer meddela dig när något ändras. (Vad förordar vi?)
• Även om dina styrelsemedlemmar har gått utbildningar och är certifierade ska du granska deras bakgrund, även fula fiskar kan gå en kurs.
• Förstå varje styrelsemedlems syfte med att ingå i just din styrelse så kommer du också se säkerhetsproblemen med respektive styrelsemedlem.

Upprätta tydliga rutiner

Alla rutiner för att ha en hög säkerhet behöver en viss balans med kraven på ett enkelt styrelsearbete och skapa en känsla av tillit inom styrelsen. Men med ganska enkla rutiner kan säkerheten höjas. Här är några tips:

• Dokumentera alltid alla beslut och skriv styrelseprotokoll. Med en bättre Ai-licens så kan du underlätta arbetet med beslut och protokoll för att skriva, följa upp och göra det mer sökbart och tillgängligt i styrelsen.
• Säkerställ att viktiga beslut som avtal eller investeringar kräver enighet eller majoritet i styrelsen.
• Begränsa informationsåtkomst i styrelsen. Dels sådant som kan vara uppgifter som är intressant i en utpressningssituation (avtal, patent, resultat, forskning ex.), dels sånt som ger möjlighet till ekonomiska transaktioner.
• Inför en policy om att känsliga uppgifter delas endast på "need-to-know"-basis.
• Säkerställ att externa parter inte har tillgång till interna dokument utan skriftligt godkännande.

Utbilda styrelsen om säkerhetsfrågor:

• Boka årliga workshops om juridiska skyldigheter och säkerhetsrutiner.
• Lär ut hur man känner igen och undviker bedrägeriförsök, som phishing eller falska avtal.
• Låt även styrelsen omfattas av genomgångar av bolagets säkerhetsrutiner, rutindokument och om ni använder en nudging-tjänst för att hålla alla uppdaterade om aktuella säkerhetshot.
• Påminn alla i styrelsen om säkerhetsrutiner inför ledigheter då bedrägerier mot bolag ökar.
• Gå igenom vad som gäller juridiskt inför större avtal med kommuner, hyresavtal eller andra kunder och leverantörer och vad som räknas som jäv och manipulation av avtal.

Vad gör du om någon i styrelsen begår brott?

Om en styrelseledamot misstänks för brott eller agerar oetiskt måste du agera snabbt:

• Samla bevis och dokumentera: Notera detaljer om händelsen och meddela övriga styrelsen.
• Sök juridisk rådgivning: Konsultera en jurist för att hantera situationen på ett korrekt sätt.
• Kalla till bolagsstämma: Om brottet påverkar personens förmåga att utföra sitt uppdrag, överväg att föreslå en omröstning om avsättning.

Här hittar du mer råd och tips om att avsätta en styrelsemedlem

Ansvarsfrågan – påminnelse för styrelsen

Styrelsens ansvar är både individuellt och kollektivt, vilket gör det viktigt att varje ledamot är medveten om sina skyldigheter. Ett effektivt sätt att undvika problem är att årligen skicka en påminnelse till styrelsen om deras ansvar enligt aktiebolagslagen.

• Förebygg problem – checklistan för ett säkert styrelsearbete
• Skapa en policy för etiska riktlinjer och efterlevnad.
• Utför grundliga bakgrundskontroller på nya ledamöter.
• Inför rutiner för hur ni granskar avtal och samarbeten.
• Använd digitala säkerhetsverktyg för att skydda mötesprotokoll och andra känsliga dokument.