En miljon företagare tvingas spara papperskvitton
Enligt bokföringslagen är bokföringspliktiga företag skyldiga att arkivera all räkenskapsinformation i sju år, och vill företagen göra en elektronisk kopia och slänga pappersoriginalet är detta tillåtet först efter fyra år. Enligt Ekonomifakta berör detta regelverk fler än en miljon företag i Sverige. Efter Skatteverkets praxis ska alla pappersverifikationer, så som kvitton eller räkningar för utlägg, behandlas enligt samma regler om arkivering i bokföringslagen.
– Arkivering av kvitton, utlägg med mera innebär merkostnader för administration och lagring som särskilt drabbar företag med begränsade resurser. För att lätta på företagens regelbörda bör möjligheterna för ett förenklat regelverk som är anpassat till digitaliseringen och företagens behov komma på plats, säger Philip Thunborg, näringspolitisk expert på Företagarna.
Ett av de många företag som drabbas av detta regelverk är anläggningen OSD i Östersund som drivs av Martin Sahlberg. I anläggningen ryms flera verksamheter där det finns möjlighet till konferenser, möten, konserter och festligheter. Även Storsjöteatern tas om hand av OSD. Genom anläggningens mångfacetterade utbud skänker OSD inspiration och upplevelser till såväl östersundsbor som långväga gäster. Men med ansvar för bland annat personal och restaurangverksamhet kommer en hel del administrativt arbete och kostnader kopplat till de många regelverk som Martin och företaget behöver förhålla sig till.
– Givetvis behöver vi regelverk att förhålla oss till, men vad gäller just fysisk arkivering av kvitton eller räkningar så känner jag att beslutsfattare och myndigheter inte riktigt har hängt med i utvecklingen. Detta är ett föråldrat regelverk som ställer till det för oss företagare. Vi fotograferar alltid räkenskapsinformation som detta och skickar till vår bokföringsbyrå, men trots det är jag ju tvungen att spara pappersoriginalen på kontoret. Det är en process som skapar extraarbete för oss företagare, och som dessutom är onödig när det redan finns fullt dugliga e-tjänster som hade räckt till för syftet, säger Martin Sahlberg.
Som ett första steg i att digitalisera och förenkla vardagen för små företag har regeringen sett till att årsredovisningar nu kan lämnas in digitalt. På Företagarnas kongress i Göteborg i slutet på maj meddelade näringsminister Mikael Damberg att nästa steg är att få till en förändring i bokföringslagen gällande pappersarkiveringen, vilket välkomnas av Martin Sahlberg och OSD.
– Det skulle verkligen underlätta för oss att gå mot en mer digitaliserad bokföring. Regeringen behöver se till så att vår kontakt med myndigheter blir så enkel som möjligt så att vi slipper lägga ned så mycket tid på administration och istället kan fokusera på att driva verksamheten framåt. Vi är redo för den utvecklingen, nu är det upp till beslutsfattarna att komma ikapp och bli mer moderna, avslutar Martin Sahlberg.