Gör dig redo för obligatorisk e-faktura
För upphandlingar eller direktupphandlingar som inleds från och med den 1 april 2019 ska leverantörer använda sig av en särskild europeisk standard för e-faktura om inte annat särskilt avtalats. Detta påverkar alla som fakturerar stat, kommun, landsting eller i de flesta fall de bolag som ägs av någon av dessa.Syftet med lagändringen är dels en anpassning till EU:s e-faktureringsdirektiv, dels en önskan från regeringen att utvidga kravet på elektronisk fakturering som följer av e-faktureringsdirektivet. Regeringen ser en outnyttjad potential att spara kostnader inom den offentliga sektorn genom digitaliseringen.
Risk för vite om du gör fel
Efter den 1 april kommer alltså en vanlig pdf-faktura eller inskannad pappersfaktura i många fall att vara ogiltig eftersom den inte uppfyller den europeiska standarden. Om ett företag trots påminnelser ändå inte fakturerar enligt de nya lagkraven kan det få föreläggande om att betala vitesbelopp.
– Inledningsvis är inte vitet det huvudsakliga styrinstrumentet. DIGG förutsätter att övergången mellan papper och e-faktura präglas av en riklig dialog från offentlig sektor där man informerar sina leverantörer om lagkravet och även stöttar med råd om hur fakturering kan ske. Det är först när en leverantör inte hörsammat ett flertal uppmaningar från den offentliga organisationen som DIGG kommer att agera, och då genom att organisationen i fråga kontaktar DIGG i respektive ärende, säger Anderz Petersson, utredare på Myndigheten för digital förvaltning, DIGG.
Fakturaportaler kan vara en lösning
De offentliga upphandlarna ska kunna ta emot e-fakturor som följer den nya europeiska standarden vilket de kan göra genom att ansluta sig som fakturamottagare i PEPPOL. I Sverige heter standarden PEPPOL BIS Billing 3 och rekommenderas av SFTI som är ett samarbete mellan Sveriges kommuner och landsting, Myndigheten för digital förvaltning och Upphandlingsmyndigheten för att främja elektronisk handel.
Som företagare behöver du kontrollera om det ekonomisystem eller den faktureringstjänst du använder kan skicka e-fakturor i PEPPOL-nätverket enligt standarden BIS Billing 3. Men om ditt företag inte kan göra det finns ett alternativ. Om de offentliga kunderna har en fakturaportal så kan företaget generera en giltig e-faktura där.
– Redan i dag är statliga myndigheter ålagda att tillhandahålla fakturaportaler, men ännu finns inte samma krav på övrig offentlig sektor, säger Anderz Petersson på DIGG.
Arbetet med att ta fram en föreskrift som gör att även kommunerna, regionerna samt deras bolag blir skyldiga att ta fram stöd till leverantörer som inte når upp till e-faktureringskraven pågår, men den kommer inte att hinna träda i kraft innan den 1 april, när den nya lagen börjar gälla.