Ta ditt digitala arbete till nästa nivå

Människor i stora delar av världen har fått ställa om sitt sätt att arbeta för att motverka spridningen av det nya coronaviruset. Det har lett till ett uppsving i användningen av digitala tjänster för möten, dokumenthantering, chattar och allt som krävs för att jobbet ska bli gjort. Nätet svämmar över av memes om hur det är att jobba på distans och filmer med barn som bombar föräldrarnas videomöten. Samtidigt fylls nätforumen av frågor om vilka digitala tjänster som är pålitliga och säkra.

Johan Öbrink är digital strateg på SEB och har en lång bakgrund inom både programmering och som kommunikatör. Han är ofta anlitad av TV4 för att kommentera digitalisering, säkerhet och effekterna av teknik på människor och samhälle. Här delar han med sig av tips på hur du ska tänka för att få det digitala arbetssättet att fungera.

Jobba länge på distans är ovant för många. Hur ska man tänka?

Det viktigaste är att inte nöja sig med att tänka att det ska fungera dugligt. Se till att få det att fungera som vanligt, inte sämre. Det gäller att ha processer på plats för att man ska trivas på jobbet och få saker gjort oavsett om det är ett virus eller ett strömavbrott som skakar om verksamheten.

Jag tror inte att Google har stora problem i och med corona. De har sedan 2011 testat alla möjliga krisscenarion i övningar – från jordbävningar till utomjordningar – för att se vad som fungerar och inte fungerar i organisationen och anpassat sig därefter. Man lämnar sin arbetsplats och fortsätter hemifrån, utan krångel.

Hur anpassar man sig, rent konkret?

Man behöver inte vara en global jätte som Google. När jag arbetade på konsultföretaget Iteam i Stockholm gjorde vi en lista med allting som inte var bra med att jobba på distans. Sedan gjorde vi en att-göra-lista av den och började bocka av problemen med lösningar. Vi hade personer som jobbade i Barcelona, Paris, Göteborg och Stockholm och det fungerade jättebra. Vi lade ribban vid att den som inte var med fysiskt på ett möte inte skulle missa något.

Vad stod det på listan?

En sak som många kan relatera till är hur man ska göra för att veta vad folk gör när man inte ser varandra. Om man är osäker beror det på att man kommunicerar för lite. Digitala verktyg gör det möjligt att övervaka varandra, men det är bättre att prata med varandra. Om du som leder saknar information om vad en medarbetare gör löser du ditt problem genom att prata med personen, samtidigt som den personen får en chans att få den information som hen kanske saknar för att kunna leverera.

Kan det vara svårt att sätta gränser?

Absolut. Det är jätteviktigt att man har system med en tydlig ”out of office”-funktion. Genom att stänga av de digitala applikationerna kan man dra en klar linje mellan när man är ”på jobbet” och när man är hemma. Sedan kan man så klart fungera olika med om man rent fysiskt behöver en arbetsplats hemma för att jobba eller om man inte tycker att det spelar så stor roll. Min fru vill ha en plats att jobba på i hemmet, jag är mer flexibel.

Hur ska man välja system? Det talas ju om lösningar som inte är säkra

Ja, ett exempel är den amerikanska videosamtalstjänsten Zoom. Personer har kunnat ta sig in objudna i möten – zoombombing. Det har även uppdagats att Zoom delat användaruppgifter med Facebook och låtit inspelade samtal ligga på en oskyddad server i Kina. Men Zoom är en ny spelare som ökade sina dagliga användare från 10 000 i december till 200 000 i mars. De har inte klarat av den takten. Om man använder några av de stora, etablerade lösningarna, som Googles Meet eller Microsofts Teams för att nämna två så tycker jag att man kan räkna med att de är säkra.

Hur säkert är ett säkert verktyg?

Risken att tjänsten ska försvinna och alla data raderas kan man nog bortse från då, liksom att de inte kan hantera säkerhetsfrågor på ett professionellt sätt. Däremot måste man sätta sig in i vad det innebär att använda ett verktyg. Sparar man personuppgifter i dem? Då gäller GDPR. Kan man dela information inom organisationen och nätverket utan att alla kommer åt känslig information om personer? Det kräver ett tänk. Även om man kan köpa bra digitala verktyg i paket så måste man alltså ha ett eget tänk.

Finns det en risk att det blir för många digitala verktyg?

Ja, det gör det. Mitt råd är att man ska ta bort ett verktyg när man börjar med ett nytt. Om man till exempel jobbar i Teams bör man komma överens om att man inte samtidigt mejlar. Spridd info med mejl här, videosamtal där och så vidare blir fel. Det går till exempel att dela sin skärm med olika verktyg för att hålla en presentation. Jag tycker att man ska använda sig av den möjligheten oavsett om man sitter i samma rum eller har möten på distans. Då blir det ingen skillnad och alla lär sig att använda verktyg som fungerar oavsett var man befinner sig. En annan fördel med att jobba i ett bra digitalt verktyg är att det räcker att dra in en annan medarbetare i en tråd för att hen ska få tillgång till all historik. Då sparar man en massa tid som annars gått åt för att göra en överlämning eller onboarding.

Om man är rädd för att tappa kontrollen, hur ska man tänka då?

Det finns ett uttryck på engelska som heter Shadow IT. Det betyder att det kommer att utvecklas ett informellt sätt att agera online även om företaget har ett icke-tillåtande policy. I USA förbjöd militären att deras anställda i utlandet från att vara i sociala medier, men då dök det i stället upp bilder av fruarna på stränderna. Genom att i stället ge riktlinjer om hur man ska använda digitala lösningar och förklara varför man väljer att ha en policy så ger man människor möjlighet att bidra och komma med förslag på hur det kan bli bättre.

När vi är inne på säkerhet, finns det en risk för intrång när många jobbar hemma?

Vi har redan nämnt Zoombombing, men generellt sett är det ingen fara att jobba hemma online eftersom alla större tjänster använder https. Det betyder att all trafik krypteras och inte kan avlyssnas. Det enda sättet att komma åt information är att angripa datorn och då gäller samma säkerhetstänkande som annars, oavsett om man jobbar hemma eller på arbetsplatsen.

Däremot ökar försök att komma åt information genom andra metoder. När många är stressade och ovana ökar bedrägerimetoder som bluffakturor och försök att få en vd-sekreterare att be ekonomiavdelningen att göra en utbetalning till bedragare som hör av sig och låter förtroendeingivande. Det har dock inget direkt med distansarbete att göra.

Till sist, har du någon tumregel som alla företagare bör ta med sig?

I IT-säkerhetssammanhang brukar man aldrig säga ska tänka om system läcker, utan när de gör det. Se till att ha planerat för att det händer.