Metod och tillvägagångssätt

Den totala analysen omfattar 271 av 290 kommuner. Alla kommuner har dock inte kunnat leverera data till alla delar av analysen –se information i varje varje separat analysdel om hur många företag som ingår.

Trösklar vid datainsamling och -behandling

När Tendium begär ut filer från kommunerna finns tre trösklar som måste passeras för att kunna presentera data.

Första tröskeln

Först och främst måste man komma i kontakt med någon. Ett fåtal mindre kommuner har inte svarat trots upprepade mejl till kommunens inkorg, ekonomiavdelningen och registrator. När ansvarig på kommunen inte svarat på mejl har vi försökt nå dem via telefon.

Andra tröskeln

När vi har kommit i kontakt med kommunen måste vi få uppgifterna utlämnade. I de flesta fall får vi ta del av uppgifterna utan större problem, men det finns ingen förpliktelse för kommunerna att hjälpa oss i större utsträckning än vad som följer av lag. Det finns tre juridiska grunder för att en kommun kan vägra ge oss en allmän handling.

Tredje tröskeln

Om vi har fått en fil måste vi kunna bearbeta den för att den ska kunna analyseras i vår databas. Det finns två hinder som kan sätta stopp för detta:

a) Kommunens ekonomisystem kan inte ta fram en sammanställning som kan bearbetas i Excel. Då har vi fått en fil, men på grund av hur leverantörsreskontran är upplagd går det inte att mata in uppgifterna i databasen. Hittills har vi inte hittat tekniska lösningar för dessa fall.

b) Vi har inte kunnat få leverantörernas organisationsnummer. Organisationsnummer behövs för att analysera data och sammanställa statistik om leverantörer. Vissa kommuner tar inte information om sina leverantörers organisationsnummer. Det innebär att även om kommunen skickar en fil som fungerar kan vi inte analysera uppgifterna i databasen eftersom organisationsnummer saknas. I så stor utsträckning som möjligt har vi manuellt letat upp rätt organisationsnummer för respektive leverantör.

Anledningar till avslag hos kommunen

Rutinbetonade åtgärder

Utgångspunkten är den så kallade “likställighetsprincipen”. Den innebär att en potentiell handling som myndigheten kan sammanställa för eget behov med hjälp av sina dataprogram också ska lämnas ut till dig om du begär det. Att myndigheten aldrig tidigare har sammanställt de efterfrågade uppgifterna har ingen betydelse för rätten att få ut potentiella handlingen. Om myndigheten anser att det kräver en arbetsinsats som faller utanför vad som är rutinmässigt kan en begäran om allmän handling ges avslag. Här finns rättspraxis om Rutinbetonade åtgärder.

Kostnad

Myndigheter har rätten att ta betalt för allmänna handlingar. Många kommuner har en taxa per sida som tillämpas (även om handlingen lämnas ut digitalt tas en avgift för hur många sidor dokumentet hade tagit upp om det skrevs ut), men man kan också kräva ersättning för nedlagd arbetstid. Kostnader som legat på allt från 9 000 kronor till 825 000 kronor för en komplett sammanställning.

Pappersform

Även om vi bara begär ut ett utdrag ur ekonomisystemet är inte myndigheterna skyldiga att lämna ut allmänna handlingar i någon annan form än på papper. Oftast tar myndigheterna också betalt för utskriften. För våra ändamål är ett utdrag på pappers praktiskt taget värdelöst.